periodieke facturering
Periodiek kan intogolf facturen aanmaken voor klanten. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor de facturering van contributie, speelrecht of de huur van lockers. Ga naar het onderhouden van klantgegevens, open de stamgegevens van een klant en kies rechts bovenin de hoek voor "periodieke facturering". Er wordt nu een window geopend waarin de gevens kunnen worden vastgelegd.
frequentie
Facturen kunnen per maand, per half jaar en per jaar aangemaakt worden. Het systeem doet dit niet vanzelf, maar telkens zal de functie "aanmaken periodieke facturen" moeten worden gestart.
periode
Meestal worden bedrag vooruit gefactureerd, dus bijvoorbeeld: De contributie van een bepaald jaar wordt aan het begin van dat jaar gefactureerd. Maar het is ook mogelijk dit achteraf te doen. Bij het aanmaken van facturen zal intogolf dan aan de hand van de factuurdatum kijken welke bedragen verschuldigd zijn.
omschrijving
Het kan voorkomen dat meerdere bedragen worden gefactureerd aan een klant, maar dat omwille van de duidelijkheid dit moet worden samengevoegd tot 1 regel met een totaalbedrag. Bijv: Een klant moet jaarlijks de volgende bedragen betalen:
- contributie vereniging 100,--
- contributie businessclub 50,--
- speelrecht 500,--
- 10 greenfeekaarten 250,--
Op de factuur kan dit eventueel worden samengevoegd tot de regel:
- Bedrijfsleden pakket A 900,--
Wanneer een omschrijving wordt ingevuld, zal op de bovenstaande mannier de factuur worden getotaliseerd tot 1 regel. Wanneer de omschrijving leeg wordt gemaakt, worden de individuele regels gefactureerd.
referentie
Eventueel kan een referentienummer worden ingevoerd dat telkens op de factuur wordt afgedrukt. Bijvoorbeeld een inkooporder van de klant of het nummer van het contract dat met de klant is afgesloten.
artikelen
De te factureren artikelen worden in een lijst getoond. Om een artikel te wijzigen kan erop geklikt worden, zodat een nieuw window wordt geopend. Je kunt een artikel toevoegen door op de plus-knop links onderaan te klikken.
datum van en datum t/m
Hiermee wordt de periode aangegeven waarover moet worden gefactureerd. Als iemand per 1/1/2006 lid is geworden, zal dit bij "datum van" moeten worden ingevuld. Als iemand heeft opgezegd per 31/12/2010, zal dit bij "datum t/m" moeten worden ingevuld. Het komt voor dat iemand halverwege het jaar lid wordt, of halverwege het jaar opzegt. In dit geval moet zelf worden bekenen of de persoon toch voor de hele periode moet worden gefactureerd. Wanneer dit niet de bedoeling is, moet een handmatige factuur worden gemaakt, want intogolf factureerd alleen gehele periodes. Als de aangegeven periode (met datum van en datum t/m) een overlap heeft met de te factureren periode, zal altijd een factuur voor het gehele bedrag worden aangemaakt.
gefactureerd t/m
Hiermee wordt aangegeven t/m wanneer is gefactureerd. Bij het aanmaken van een nieuwe factuur, zal vanaf die datum worden gefactureerd. Als een keer een handmatige factuur wordt gemaakt, kan deze datum worden bijgesteld. Let wel op dat dit per artikel moet gebeuren. De werking hangt af van of is ingesteld dat vooraf of achteraf moet worden gefactureerd.
Voorbeeld:
Er wordt vooruit gefactureerd per jaar
Een artikel is gefactureerd t/m 31/12/2005
De nieuwe factuurdatum is 1/1/2007
Er worden nu 2 jaren gefactureerd voor de periode 01/01/2006 t/m 31/12/2007.
De datum wordt na afloop van de factuurrun gewijzigd in 31/12/2007.
Voorbeeld:
Er wordt vooruit gefactureerd per jaar
Een artikel is gefactureerd t/m 31/12/2005
De nieuwe factuurdatum is 27/12/2005
Er wordt niets gefactureerd omdat de factuurdatum nog binnen de periode ligt waarover reeds is gefactureerd.
Voorbeeld:
Er wordt vooruit gefactureerd per jaar
Een artikel is gefactureerd t/m 31/12/2005
De nieuwe factuurdatum is 15/01/2006
Er wordt nu 1 jaar gefactureerd voor de periode 01/01/2006 t/m 31/12/2006.
De datum wordt na afloop van de factuurrun gewijzigd in 31/12/2006.
Voorbeeld:
Er wordt achteraf gefactureerd per jaar
Een artikel is gefactureerd t/m 31/12/2005
De nieuwe factuurdatum is 1/1/2007
Er wordt nu 1 jaar gefactureerd voor de periode 01/01/2006 t/m 31/12/2006.
De datum wordt na afloop van de factuurrun gewijzigd in 31/12/2006.
Voorbeeld:
Er wordt achteraf gefactureerd per jaar
Een artikel is gefactureerd t/m 31/12/2005
De nieuwe factuurdatum is 27/12/2005
Er wordt niets gefactureerd omdat de factuurdatum nog binnen de periode ligt waarover reeds is gefactureerd.
Voorbeeld:
Er wordt achteraf gefactureerd per jaar
Een artikel is gefactureerd t/m 31/12/2005
De nieuwe factuurdatum is 27/12/2006
Er wordt niets gefactureerd omdat de periode nog niet is verstreken.
hoeveelheid
De hoeveelheid die kan worden opgegven geldt per te factureren periode. Wanneer bijvoorbeeld per maand wordt gefactureerd en dit is het hele jaar niet gebeurd, zal aan het eind van het jaar 12 x de hoeveelheid worden gefactureerd.
artikel en prijs
Het artikel kan worden gekozen uit het artikelbestand. De prijs van het artikel zal automatisch worden bepaald aan de hand van de factuurdatum, envetuele kortingsregels en eventuele prijsafspraken met de klant.
Het is niet aan te raden ieder jaar een nieuw artikel aan te maken ("contributie 2006", "contributie 2007", enz.), omdat dit zou betekenen dat bij alle relaties de factureringsgegevens moeten worden aangepast. Beter is het 1 artikel aan te maken waarvan jaarlijks de prijs wordt aangepast.
alternatieve omschrijving
Het is mogelijk een afwijkend omschrijving voor een artikel in te vullen, omdat de klant de factuur op de juiste manier in zijn boekhouding moet kunnen verwerken.
speciale prijs
Door een speciale prijs in te voeren kan een prijsafspraak met de klant eenvoudig worden doorgevoerd. Maar omdat deze prijs altijd gelijk zal blijven, ofwel ieder jaar moet worden aangepast is het beter dit op een andere manier te doen. Door gebruik te maken van een "klant korting" kan een kortingspercentage worden ingevuld voor een bepaalde omzetgroep. De prijs zal meeveranderen met de jaarlijkse prijsaanpassingen, maar de korting blijft gehandhaaft. Het is ook mogelijk een speciale prijs voor de klant bij het artikel zelf in te voeren. Dit heeft als voordeel dat de prijs afhankelijk van de datum kan worden gemaakt. Let op: Als een seizoensprijs is ingevoerd, wordt altijd de datum van de factuur gebruikt om te zien of de prijs geldig is. De gevonden prijs wordt vervolgens voor de gehele periode gebruikt. Er wordt geen rekening gehouden met prijzen voor verschillende dagen van de week.
voeg toe aan klantsaldo
Bij sommige golfbanen moeten golfers jaarlijks een verplicht bedrag storten waarmee zij vervolgens kunnen afrekenen in het clubhuis. Voeg in dit geval een artikel toe waarbij dit vinkje wordt aangezet, zodat het klant saldo zal worden verhoogd met het gefactureerde bedrag. Het saldo zal worden verhoogd op het moment van factureren (factuurdatum). Dit is dus onafhankelijk van het feit of de klant inmiddels betaald heeft. Vaak vervalt het ongebruikte saldo aan het einde van het jaar. Als dit het geval is, moet deze functie apart worden gestart. Het saldo kan niet op nul worden gezet vanaf de periodieke facturering.
Andere artikelen...