Boeken van evenementen

Een nieuw evenement boeken
Je kunt de functie om evenementen te boeken vinden in het menu onder "Reserv.->Evenementen".

Het eerste window dat wordt getoond geeft een lijst met hierin alle reeds aanwezige evenementen. Rechts in het window is een invoerveld genaamd "Vanaf datum:" met hierin de eerste dag van het jaar. Als je deze datum wijzigt kun je de lijst beperken tot bijv. aleen de toekomstige evenementen of juist verlengen om de evenementen van vorig jaar ook te kunnen zien.

Met de popupbutton "Soort boeking:" kun je de lijst filteren. Wanneer de button op "..." wordt ingesteld (geen waarde), worden alle boekingen getoond.

Je kunt de lijst sorteren op bijv. Actiedatum of op naam van het evenement door de betreffende kolom naar voren te schuiven. Dit doe je door op de titel van de kolom te klikken en de muis vast te houden terwijl je de kolom naar links schuift. Wanneer de kolom op de juiste plaats staat laat je de muis weer los. De regels worden nu gesorteerd.

Het donkere invoerveld links bovenin kan worden gebruikt om een bepaald evenement op te zoeken.

Onder de lijst staan 3 buttons waarmee evenementen kunnen worden verwijderd of worden gewijzigd en waarmee een nieuw evenement kan worden toegevoegd.

Klik op "Toevoegen" om een nieuw evenement toe te voegen. Er wordt een nieuw window geopend, waarin de gegevens van
het evenement kunnen worden ingevoerd.

Vul de naam van het evenement in (Bijv. "Mijn test evenement") en vul de datum in waarop het evenement zal plaatsvinden.

Door op de button "Selecteren" te klikken kunnen de gegevens van de persoon of het bedrijf waarvoor het evenement wordt georganiseerd worden geselecteerd uit het relatiebestand. Als de relatie nog niet voorkomt in het relatiebestand is het een goede gewoonte de relatie meteen toe te voegen, zodat alle gegevens bekend zijn.
Het soort boeking kan worden ingesteld met de popupbutton. Voorbeelden van soorten van boekingen zijn "Verenigingswedstrijd" en "Commercieel evenement". De stamtabel met boekingssoorten kan worden ingevuld bij "Overig-Stamtabellen-Boekingssoorten".

Met de radiobutton "Optie/Definitief" kan worden aangegeven dat de boeking een optie is. In de baanplanning wordt de naam van het evenement dan lichtgrijs, ipv zwart bij een definitieve boeking.

Met de switchboxen "Verstuurd/Getekend/Betaald" kan de status van de boeking worden aangegeven. In de rapportages kan hierop ook worden geselecteerd.

Als je in het invoerveld "Op actielijst vanaf datum:" een datum invult betekent dit dat voor deze datum iets moet gebeuren (bijv. de klant bellen of de optie wel of niet doorgaat). In de rapportages kan op deze actiedatum worden geselecteerd, waardoor de actielijst kan worden gemaakt. Je kunt evt het rapport met de reportsceduler automatisch iedere dag of iedere week laten uitvoeren, waardoor je telkens de evenementen waarop actie moet worden ondernomen via email binnenkrijgt. Je kunt het veld ook leegmaken als geen actie hoeft te worden ondernomen.

Baanreservering invoeren
Door in de tabel op het window Evenementen organisatie op de regel "Baanreservering" te dubbelklikken, wordt een nieuw window geopend. Als al een baanreservering aanwezig was, wordt deze getoond, zo niet, wordt automatisch een nieuwe baanreservering toegevoegd. Als je dus besluit dat je geen baanreservering nodig hebt en het window meteen weer wilt sluiten, moet je wel eerst de automatisch toegevoegde regel verwijderen.

In het eerste invoerveld kan het verwachtte aantal personen worden opgegeven.

De popupbutton "Startvorm:" kan op 1 van de volgende mogelijkheden worden ingesteld:
1 tee - Een wedstrijd waarbij iedereen vanaf de 1e tee start en vervolgens 9 of 18 holes loopt.
2 tees - Er wordt gestart op de 1e tee van beide op te geven baanlussen (een start op 1 en 10 dus). De spelers lopen vervolgens 18 holes. Deze startvorm kan uiteraard niet op een 9-holes baan gebruikt worden. Vergeet niet "Baanlus 2:" op te geven.
Gunshot 9 tees - Er wordt gestart vanaf alle tees van de 1e opgegeven baanlus. De spelers lopen vervolgens 9 of 18 holes.
Gunshot 18 tees - Er wordt gestart vanaf alle tees van beide opgegeven baanlussen. De spelers lopen vervolgens 18 holes. Vergeet niet "Baanlus 2:" op te geven.

Als de 2e baanlus niet wordt opgegeven bij de startvormen "2 tees" en "Gunshot 18 tees" wordt de reservering behandeld zoals de startvormen "1 tee" en "Gunshot 9 tees".

De Starttijd t/m wordt niet gebruikt bij een gunshot start, omdat iedereen tegelijk start.

Voorbeelden van invoer:
Start op 1e tee van A, 9 holes ronde
Startvorm: 1 tee
Baanlus 1: Lus A
Baanlus 2: Leeg laten
Starttijd van: 09:00 t/m 10:00

Start op 1e tee van A, 18 holes ronde A-B
Startvorm: 1 tee
Baanlus 1: Lus A
Baanlus 2: Lus B
Starttijd van: 09:00 t/m 10:00

Start op 1e tee van A, 18 holes ronde waarbij 2x lus A wordt gespeeld
Startvorm: 1 tee
Baanlus 1: Lus A
Baanlus 2: Lus A
Starttijd van: 09:00 t/m 10:00

Start op 2 tees, 18 holes ronde A-B
Startvorm: 1 tees
Baanlus 1: Lus A
Baanlus 2: Lus B
Starttijd van: 09:00 t/m 10:00

Gunshot op lus A, 9 holes ronde, men speelt dus bijv. A6, A7, A8, A9, A1, A2, A3, A4, A5
Startvorm: Gunshot 9 tees
Baanlus 1: Lus A
Baanlus 2: Leeg laten, dus niet nog een keer A in vullen
Starttijd van: 09:00 t/m 09:00

Gunshot op lus A, 18 holes ronde A-A. Men speelt dus bijv. A6 - A9, A1 - A9, A1 - A5
Startvorm: Gunshot 9 tees
Baanlus 1: Lus A
Baanlus 2: Lus A
Starttijd van: 09:00 t/m 09:00

Gunshot op lus A, 18 holes ronde A-B, op de tees van lus B wordt niet gestart. Men speelt dus bijv.

A6 - A9, B1 - B9, A1 - A5
Startvorm: Gunshot 9 tees
Baanlus 1: Lus A
Baanlus 2: Lus B
Starttijd van: 09:00 t/m 09:00

Gunshot op lus A en lus B, 18 holes ronde A-B. Men speelt dus bijv. A6 - A9, B1 - B9, A1 - A5
Startvorm: Gunshot 18 tees
Baanlus 1: Lus A
Baanlus 2: Lus B
Starttijd van: 09:00 t/m 09:00

Voorafgaand aan de baanreservering kan extra tijd worden vrijgehouden, om te voorkomen dat late starters de wedstrijd in de weg lopen. Deze extra tijd kan in minuten worden opgegeven in het invoerveld "Extra marge vooraf:'

Let op: Bij een gunshot houdt het programma automatisch tijd vooraf vrij. Hier wordt de extra marge gebruikt om te voorkomen dat mensen die te langzaam door de baan gaan nog op een van de holes bezig zijn. Je hoeft dus niet bijv. 2 uur voorafgaand aan de gunshot vrij te houden, dit doet het programma vanzelf.

Omdat mensen in een wedstrijd vaak extra hun best doen, zal de doorlooptijd van de baan vaak iets langer zijn dan normaal. Je kunt eventueel de speelduur verlengen door een aantal minuten in te vullen in het invoerveld "Extra speelduur per 9h.". De extra speelduur wordt voor iedere baanlus gebruikt, dus een boeking voor 18 holes waarbij 15 minuten is ingevuld, zal in totaal 30 minuten langer duren.

De beide marges kunnen per startvorm als standaard waarde worden opgegeven, zodat bijv. iedere keer dat een gunsh ot wordt geboekt 20 minuten eerder dan normaal niemand meer mag starten. Dit kun je doen bij "overig->Stamtabellen->Startmethodes".

Onderaan het window kan worden opgegeven ten laste van welke bezettingscategorie de geboekte starttijd moet worden gebracht. Dit zorgt ervoor dat de rapportage van de baanbezetting een juist beeld blijft geven van het werkelijke gebruik van de baan. Door op een regel te dubbelklikken wordt de gehele starttijd ten laste van deze bezettingscategorie gebracht. Je kunt ook andere percentages gebruiken door deze handmatig in te vullen.

Eventueel kunnen aan 1 evenement meerdere baanreserveringen worden gekoppeld, bijv bij een groot evenement waarbij een 18 holes wedstrijd is voor de betere spelers en een oefenwedstrijd over 9 holes voor de beginners. Dit kun je doen door onder de bovenste tabel op de button "Toevoegen" te klikken. Met de knop verwijderen kun je een baanreservering uit het systeem halen.

Boeken van een clinic Door in de tabel op het window Evenementen organisatie op de regel "Clinic" te dubbelklikken, wordt een nieuw window geopend. Als al een clinic aanwezig was, wordt deze getoond, zo niet, wordt een leeg window genaamd "Clinic reserveren" getoond.

Wanneer je op de button "Toevoegen" klikt, wordt een lege regel toegevoegd, waar je vervolgens de gegevens in kunt gaan vullen. Per ingezette professional moet een regel worden toegevoegd. Een clinic met 2 professionals, bestaat dus uit 2 afzonderlijke boekingen in dit window.

De professional kan worden gekozen met de popupbutton boven de koloem "Professional". Als de professional niet wordt ingevuld, gaat het systeem ervan uit dat de naam van de pro op dit moment nog onbekend is en deze later zal worden ingevuld. De regel wordt desondanks toch op de rapportages van de pro reserveringen getoond, zodat duidelijk is voor welk evenement nog een pro moet worden besproken.

Het soort clinic kan evt. worden gewijzigd met de popupbutton boven de kolom "Soort clinic". Clinic soorten zijn eigenlijk lessoorten en kunnen worden onderhouden bij "Overig->Artikelen/prijzen->Lessoorten pro's.

In de 3 invoervelden kan het aantal personen, de aanvangtijd en de eindtijd van de clinic worden ingevuld.

Boeken van zalen
Door in de tabel op het window Evenementen organisatie op de regel "Zalen" te dubbelklikken, wordt een nieuw window geopend. Als al een zaalreservering aanwezig was, wordt deze getoond, zo niet, wordt een leeg window genaamd "Zaalreservering onderhouden" getoond.

De term zaalreservering is eigenlijk niet helemaal juist. In principe kan hier namelijk alles afgezien van de baan, de professionals en de buggies worden gereserveerd.

Wanneer je op de button "Toevoegen" klikt, wordt een lege regel toegevoegd, waar je vervolgens de gegevens in kunt vullen. Per gereserveerd item moet een regel worden toegevoegd. Een evenement waarbij een feestzaal en het restaurant benodigd is, bestaat dus uit 2 afzonderlijke boekingen in dit window.

De te reserveren items worden onderverdeeld in soorten. Voorbeelden van itemsoort zijn "zalen" en "audiovisuele apparatuur". De soort moet altijd als eerste worden ingevuld. Dit doe je door de popupbutton boven de kolom "Soort" op een waarde te zetten.

Vervolgens kun je met de popupbutton boven de 2e kolom het specifieke te reserveren item instellen. Dus bijvoorbeeld de feestzaal, het restaurant (bij de soort "zalen") of de beamer (bij de soort "audiovisuele apparatuur).

De periode waarvoor het item wordt geboekt kan in de invoervelden worden ingevuld.
Voorbeelden:
Een middag 31/08 14:00 t/m 31/08 17:00
Een dag 31/08 08:00 t/m 31/08 22:00
Een paar dagen 31/08 14:00 t/m 02/09 17:00 (dit betekent niet 3 x een middag, maar een aaneengesloten periode. De klant kan de spullen dus laten staan.)
Een paar middagen: 31/08 14:00 t/m 31/08 17:00 en op de volgende regel 01/09 14:00 t/m 01/09 17:00

In de grijze velden "Geblokkeerd van en geblokkeerd t/m" wordt automatisch de periode berekend die het systeem vrij zal houden. Je kunt namelijk bij een itemsoort aangeven dat een extra periode in acht moet worden gehouden voor het opstellen of opruimen van de spullen.

Wanneer op de button "Beschikbaarheid" wordt geklikt (nadat het soort item is ingevuld) wordt een tijdsplanning getoond waarin de beschikbaarheid wordt aangegeven met een groene balk en het gebruik met een rode balk.

Reserveren van buggies en handicarts
Door in de tabel op het window Evenementen organisatie op de regel "Buggies, e.d." te dubbelklikken, wordt een nieuw window geopend. Als al een buggyreservering aanwezig was, wordt deze getoond, zo niet, wordt een leeg window genaamd "Verhuuritem reservering onderhouden" getoond. Buggies vallen namelijk onder de noemer verhuuritems. Dit kan alles zijn wat samen met een flight of evenement gereserveerd kan worden, zoals bijv. buggies, handicarts en golfsets. De voornaamste verschillen met zaal reserveringen zijn:
- Men reserveert een verhuuritemtype (bijv. buggy) en krijgt uiteindelijk een specifiek verhuuritem (bijv. buggy 3) toegewezen.
- Verhuuritems kunnen ook bij flights gebruikt worden.
- De mogelijkheiden van zaalreserveringen zijn iets uitgebreider, omdat hier ook extra attributen kunnen worden opgegeven.

Wanneer je op de button "Toevoegen" klikt, wordt een lege regel toegevoegd, waar je vervolgens de gegevens van in kunt vullen. Per gereserveerd verhuuritem moet een regel worden toegevoegd. Je kan dus niet 2 als aantal invullen wanneer er 2 buggies nodig zijn. In dit geval moeten er 2 regels toegevoegd worden.

De te reserveren verhuuritems worden onderverdeeld in types. Voorbeelden van verhuuritem types zijn "buggies, handicarts en hele of halve sets". Het type moet altijd worden ingevuld. Dit doe je door de popupbutton boven de kolom "Verhuuritem type" op een waarde te zetten.

De datum, tijd van en tijd t/m zijn al ingevuld en kunnen desgewenst gewijzigd worden. Let op: bij het wijzigen van andere gegevens van het evenement wordt de verhuurperiode niet automatisch aangepast.

Het veld prijs is bij evenementen overboedig. Dit wordt alleen gebruikt bij flightreserveringen, waar hetzelfde window wordt getoond. De eventuele vergoeding kan worden opgegeven bij het onderdeel "Te factureren".

Het verhuuritem zelf (bijv. buggy 3 of handicart 1) kan worden ingesteld door op de knop selecteren te klikken, maar dit is niet verplicht.

Wanneer op de button "Beschikbaarheid" wordt geklikt (nadat het soort item is ingevuld) wordt een dagoverzicht getoond waarin de beschikbaarheid wordt aangegeven met een groen vlak en het gebruik met een rood vlak.

Dagprogramma ingeven
Tot nu toe zijn alle onderdelen van het evenement afzonderlijk gereserveerd. Dit is voor interne doeleinden wel handig, maar de klant heeft behoefte aan een duidelijk overzicht van de dag.

Dit dagprogramma kan worden ingegeven door in de tabel in het window Evenementen organisatie op de regel "Dagprogramma" te dubbelklikken. Het window "Onderhouden programma" wordt nu geopend.

In de bovenste tabel worden de gereserveerde onderdelen getoond ter informatie. In de onderste tabel kan het dagprogramma worden opgegeven door iedere keer een regel toe te voegen en de gegevens hiervan in te vullen. Eventueel kan extra tekst worden opgegeven wat op de bevestiging naast of onder (afhankelijk van de layout) de activiteit wordt getoond.

Deelnemers registreren
Om te weten hoevaak de verschillende golfers per jaar hebben gespeeld, is het belangrijk ook de evenementen mee te tellen. De lijst met deelnemers kan worden opgegeven door in de tabel op het window Evenementen organisatie op de regel "Deelnemers" te dubbelklikken. Het window "Deelnemerslijst onderhouden" wordt nu geopend.

Dit window kan ook worden gebruikt om bij evenementen waarvoor de normale greenfee wordt berekend deze aan de golfers in rekening te brengen. Let er op dat het vinkje "Greenfee berekenen" uit staat als het u alleen om de deelnemerslijst gaat.

Door op "Toevoegen" te klikken wordt een lege regel toegevoegd die vervolgend kan worden ingevuld. Wanneer de lidcode of de naam wordt ingetypt, wordt automatisch meegezocht in het relatiebestand. Door op Enter te drukken worden de gegevens overgenomen en wordt meteen naar de volgende regel gesprongen, zodat u meteen door kunt gaan met typen. Let op dat alleen golfers die in het relatiebestand zijn opgenomen als deelnemenr kunnen worden opgegeven. Is iemand nog niet aanwezig in het relatiebestand, moet hij/zij hier eerst aan worden toegevoegd.

Let er ook op dat de laatste lege regel wordt verwijderd, omdat het programma telkens automatisch een nieuwe regel toevoegt.

Te factureren omzet
Door in de tabel op het window Evenementen organisatie op de regel "Buggies, e.d." te dubbelklikken, wordt het window "Te factureren bedragen" geopend. Hierin kunnen alle prijsafspraken met de klant worden vastgelegd. Er is geen vaste koppeling met de gereserveerde onderdelen, zodat u desgewenst ook 1 vaste prijs voor het hele evenement zou kunnen rekenen.

Door telkens op de button "Toevoegen" te klikken en de gegevens in te vullen kan de lijst met prijsafspraken worden opgebouwd. Allereerst moet een artikel worden geselecteerd uit het artikelbestand. Als het betreffende artikel niet in de lijst voorkomt, kunt u het toevoegen bij het onderdeel "Artikelen/prijzen" in het menu van intergolf.

De prijs wordt overgenomen vanuit het artikelbestand en kan evt. worden overschreven. Door het aantal stuks aan te passen wordt meteen het eindbedrag berekend. Let op dat de getoonde prijzen overal in intergolf altijd inclusief BTW zijn. Op de bevestiging, factuur of offerte kan het bedrag inclusief of exclusief btw worden getoond, afhankelijk van de layout.

Wanneer de te factureren bedragen worden ingevuld voordat het evenement plaatsvindt, kunnen de gegevens worden gebruikt voor de offerte of de bevestiging die naar de klant wordt gestuurd. De regels komen nog niet in de omzet voor, dit gebeurt pas als na afloop van het evenement op de knop "Boek te fact. omzet" of de knop "Boek omzet contant" wordt gedrukt.

De knop "Boek te fact. omzet" boekt de regels als te factureren omzet op de debiteur. Als debiteur wordt de relatie gebruikt die bij het evenement is opgegeven.

De knop "Boek omzet contant" gaat ervan uit dat de klant contant heeft afgerekend en boekt de regels rechtstreeks door naar de omzetadministratie.