Boeken van flights

Opvragen van de baanplanning
Als je een reservering wilt maken wordt er altijd gewerkt vanuit de baanplanning, een window waarop alle starttijden voor een bepaalde dag worden getoond. Om de baanplanning op je beeldscherm te krijgen moet je eerst het intergolf programma starten. Kies nu in het menu voor  Reserv. Hieronder zie je een aantal opties verschijnen, kies nu voor baanplanning of voor 2e baanplanning. Beide opties zijn identiek, maar je kunt de te tonen baanlussen voor beide opties apart instellen. De volgende keer dat je de baanplanning opvraagt zijn de instellingen bewaard gebleven.

Als je de baanplanning per lus hebt opgevraagd dan worden de starttijden van die dag getoond. Te beginnen bij zonsopkomst en eindigend bij xx minuten voor zonsondergang. De tijden van zonsopkomst en zonsondergang staan boven in het window.

Als je de baanplanning opvraagt krijg je altijd de starttijden van vandaag te zien. Door op de button "Datum" te klikken verschijnt een kalendertje. Als je op een datum dubbelklikt krijg je de baanplanning van die dag te zien. Als je weer terug wilt naar de datum van vandaag dan klik je op de (kleine) button "Nu". Met de kleine buttons naast de button "Datum" kun je naar 1 dag eerder en 1 dag later gaan.

Door een regel te dubbelklikken, kun je een boeking voor de betreffende tijd maken.


Boeken van een flight
Dubbelklik in de baanplanning een tijd.  Een window verschijnt waarin de namen van maximaal 4 spelers kunnen worden opgegeven. De starttijd waarop je hebt geklikt verschijnt ook in dit window. De starttijd op de tweede lus wordt automatisch toegekend.

Voor de namen staan hokjes, aan de kleur ervan kun je zien of het gaat om een greenfee speler (bijv. groen) of om een lid van de club (bijv. rood).

Het is de bedoeling dat dit window zoveel mogelijk met het toetsenbord wordt bediend. Je typt de eerste letters van je achternaam in. Het systeem zoekt vanaf de tweede letter met je mee (in het relatiebestand). Je kunt stoppen met typen zodra in het achterliggende window (selecteren relaties) de juiste naam blauw is. Als er meerdere namen in het "selecteren relatie" window staan dan kun je met de pijltjestoetsen een regel naar boven of naar beneden gaan. Als je op de naam staat die je nodig hebt dan druk je op de enter toets en de persoon in kwestie wordt in de flight geplaatst (klikken met de muis is in dit scherm 'verboden').

Als je alle personen in de flight hebt gezet kun je met de muis op sluiten klikken (de reservering wordt nu opgeslagen) en de reservering verschijnt in de baanplanning. Ook in de baanplanning kun je aan de kleuren zien welke spelerscategorie er geboekt heeft.

Door op de button "Uitgebreid window te klikken wordt het window breder en bevat het meer gegevens. In dit window kun je bijvoorbeeld extra gegevens invullen bij een speler zoals het creditcardnummer van een onbekende greenfee speler.

Onder in het reserveringswindow zijn nog vier buttons die je kunt openklappen. Dit zijn de buttons "Scorekaarten", "Aanmelden", "Terugnemen" en "Verplaatsen".

De button "Scorekaarten" kan je alleen gebruiken als er een printer voor de scorekaarten op het systeem is aangesloten. Het is dan mogelijk om voor de spelers een scorekaart uit te printen met de nodige gegevens daarop. Als je deze button openklapt dan zie je dat je per speler een scorekaart kunt printen maar ook voor alle spelers tegelijk.

De button "Aanmelden". Wanneer de spelers zich melden aan de balie dan kan je dit aangeven met deze button. Ook dit kun je weer per speler doen of voor alle spelers tegelijk. Als je een speler aanmeldt dan zie je dat er voor de speler een vlaggetje komt te staan. Zijn alle spelers aangemeld dan zie je ook een vlaggetje verschijnen in de baanplanning. Zo kun je in de baanplanning snel zien welke flights compleet zijn en welke niet.

Met de button "Terugnemen" kun je de aanmelding weer ongedaan maken (je hebt bijvoorbeeld per ongeluk de verkeerde speler aangemeld), het vlaggetje dat voor de naam van de speler stond verdwijnt dan weer.

Met de button "Verplaatsen" kan je de spelers op een ander tijdstip laten spelen. Stel je hebt iemand aan de telefoon die een reservering voor vier personen gemaakt heeft om 9.00 uur.  Bij nader inzien willen 2 personen uit deze flight toch graag met iemand anders samen spelen. Dit kan je met de button "Verplaatsen" aanpassen. Je kiest dan 1 voor 1 de betreffende spelers en er verschijnt een window waarin je een andere flight kunt selecteren.

Er is een tweede manier om de tijden van een flight aan te passen. Naast de vermelde starttijd staat een klein vakje met daarin een blauwe ruit. Als je met je linker muisknop op deze ruit klikt krijg je een window met een overzicht van de nieuwe starttijden. Hierin kan je de nieuwe starttijd selecteren en kun je de starttijd voor alle spelers in een keer wijzigen.

Ook naast de te spelen baanlussen staan deze blauwe ruitjes. Hiermee kun je de te spelen baanlus aanpassen. Iemand wil bijvoorbeeld eerst op lus B starten en daarna pas spelen op lus A. Zo heb je dus ook de mogelijkheid om iemand twee keer dezelfde lus te laten spelen of om iemand maar 1 lus te laten spelen.

Wat nu als er vier personen een starttijd hebben gereserveerd en de hele flight wordt geannuleerd. Dit kun je doen door op de button "Verwijderen" te klikken. Er wordt je door het systeem wel altijd gevraagd om een reden op te geven (dubbelklik op de door jou gekozen reden).
Verder vind je in het window waarin je een flight reserveert een button "Notities". Als je hierop klikt dan kun je interne notities maken bij deze flight (mevrouw heeft bijvoorbeeld haar zonnebril laten liggen). Verder is er nog een button waar je verschillende verhuur artikelen kunt selecteren.

Maken reservering voor greenfeespelers
Onderling kan er worden afgesproken welke gegevens van greenfeespelers er worden bijgehouden.  Er zijn drie manieren om een reservering te maken voor een greenfeespeler. De meest uitgebreide manier is om eerst de NAW gegevens in het relatiebestand vast te leggen en vervolgens een reservering te maken. De gegevens van deze relatie worden dan in het bestand bewaard en kunnen voor andere doeleinden worden gebruikt.

Een andere manier is gewoon de naam in te typen en de reservering te maken. In dit laatste geval worden er verder geen gegevens vastgelegd. Dit kan een probleem geven bij een no-show en het is later niet mogelijk de greenfeespeler op te nemen in een mailing. Deze laatste manier kan dan ook worden uitgeschakeld bij Syst.-> Instellingen. Dit zodat je een foutmelding krijgt indien er niet voldoende gegevens zijn ingevoerd.

De laatste manier is nog eenvoudiger. De naam van de speler wordt hier niet eens ingevuld. In de baanplanning verschijnt een "?" op de plaats van de naam. Deze mogelijkheid kan desgewenst ook worden uitgeschakeld bij de systeem instellingen.

Aanmelden van spelers
Wanneer een flight zich komt aanmelden, wordt de betreffende flight in de baanplanning opgezocht. Door de regel te dubbelklikken komt het window "Flightreservering onderhouden" weer naar voren. Onderin het window zijn 2 pulldown buttons te vinden genaamd "Scorekaart" en "Aanmelden". Wanneer een scorekaartprinter aan het systeem is aangesloten, kan een scorekaart worden ingevuld door deze pulldown button te gebruiken. Je kunt kiezen voor 1 van de spelers, een selectie van spelers en alle spelers. Wanneer een scorekaart voor iemand wordt afgedrukt, wordt deze tevens door het systeem als "Aangemeld" aangemerkt. Voor de naam komt een vlaggetje en de invoervelden worden grijs.
Als je geen scorekaart wilt afdrukken gebruik je de pulldown button "Aanmelden".

Het totaal te betalen bedrag staat bovenin het uitgebreide window vermeld.

Als je een foutje hebt gemaakt kun je de aanmelding ongedaan maken met de pulldown button "Terugnemen".

Afboeken noshows
Als aan het eind van de dag alle flights zijn gestart kan het zijn dat sommige flights zich niet hebben gemeld, of sommige spelers niet zijn aangemeld. Deze "no-shows" kun je in 1 keer afboeken. Maar pas wel op, als je ze afboekt zijn ze meteen uit de baanplanning verdwenen en kun je ze niet meer terughalen. De no-shows worden wel door het systeem geregistreerd voor eventuele latere facturering of voor rapportages (bijv. Flightrapportage).

Kik met de rechter muisknop in de baanplanning Er veschijnt nu een popup panel.
Kies voor "Afboeken noshows". Je kunt nu nog terug. Zorg er dus altijd voor dat je absoluut zeker weet dat de niet aangemelde personen inderdaad als noshow moeten worden aangemerkt.

FinanciŽle dagafsluiting
Telkens als een greenfeespeler wordt aangemeld, wordt het te betalen bedrag geboekt in de omzetadministratie. Bij het terugnemen van een scorekaart wordt deze omzet weer tegengeboekt.

Aan het eind van de dag dient altijd een kasafdracht rapport te worden opgevraagd van de financiele handelingen van die dag (een soort Z-uitdraai). Dit doe je bij Overig->Financieel->Kasafdracht.

Hierin vind je een lijst met alle nog niet afgedrukte lijsten van die dag. Het systeem houdt per computer bij welke financiele handelingen zijn verricht en verzamelt deze op een kasafdracht. Wanneer intergolf tussentijds is beeindigd en opnieuw is opgestart, kan het zijn dat van 1 computer 2 kasafdrachten aanwezig zijn. in dit geval moeten deze bij elkaar worden geteld.

Door een regel te dubbelklikken wordt het kasafdrachtrapport op het scherm getoond en kan deze worden afgedrukt. De aangeklikte regel verdwijnt nu uit de lijst met openstaande afdrachten. Eventueel kan deze alsnog worden opgezocht door de popupbutton rechts bovenin op Afdrachthistorie te zetten.

Op de kasafdracht staat o.a. per omzetgroep vermeld hoeveel omzet is geboekt. Een van deze omzetgropen is greenfee en deze moet natuurlijk overeenkomen met de startlijsten in intergolf. Om dit te controleren dient nog een 2e rapport te worden opgevraagd bij Rapport->Greenfee.

Hiermee wordt een totaallijst gemaakt van alle aangemelde boekingen uit de startlijst en worden de te betalen bedragen bij elkaar geteld. Het eindtotaal moet iedere dag overeenkomen met het greenfeebedrag op de kasafdracht. Als dit niet het geval is, kan dit een van de volgende oorzaken hebben:
- In het selectiewindow is een verkeerde selectie opgegeven (alleen aangemelde spelers aanvinken);
- Er is een greenfeetarief gebruikt dat niet is gekoppeld aan  een artikel, waardoor geen omzet kon worden geboekt;
- Er is handmatig omzet op een greenfee artikel geboekt;
- Er is een artikel dat aan de verkeerde omzetgroep is gekoppeld.

Functies rechtermuisknop
1.Starttijden toewijzen - toewijzen van de geselecteerde starttijden aan een bepaalde spelerscategorie (bijv. alleen voor leden). Je kunt meerdere tijden tegelijk selecteren door de Shift of Ctrl toets vast te houden tijdens het selecteren van tijden in de baanplanning.
2.Lusvolgorde instellen - hiermee kan worden aangegeven dat de route voor de geselecteerde tijden bijv eerst 10-18 en daarna 1-9 moet zijn.
3.Alleen 1,2,3 of 4 ballen. - Door deze optie te gebruiken worden boekingen in het systeem gezet op de geselecteerde tijden, waarbij de minimum tijd die tussen flights moet zitten (bijv. 5 minuten bij 2-ballen) wordt aangehouden. De gehele periode wordt dan opgevuld met boekingen voor 2-ballen, waarbij later de namen kunnen worden ingevuld.
4.Reserveringsregels - hiermee kan voor de geselecteerde tijden worden opgegeven wat de minimale eisen zijn (bijv. Baanpermissie, GVB, of minimum handicap), wat de maximale flightgrootte mag zijn (bijv. alleen 2 ballen) en of bij een bestaande boekingen extra spelers mogen worden toegevoegd. Deze instellingen worden ook naar het internet overgenomen.
5.Afboeken noshows - alle boekingen die tot nu toe niet zijn aangemeld en vandaag al wel gestart zouden moeten zijn worden afgeboekt op no show.
6.Annuleren boekingen - handige functie om in 1 keer meerdere boekingen te kunnen annuleren.
7.Aantal planners wijzigen - Hiermee kan het aantal kolommen op het scherm worden ingesteld tussen 1 en 5. Deze instelling wordt bewaard, zodat de volgende keer het juiste aantal kolommen (baanlussen) wordt getoond.
8.Andere baanlus tonen - Hiermee kan de baanlus worden gewijzigd die in de aangeklikte kolom wordt getoond.
9.Notities bij datum - Bij de getoonde datum kan een notitie worden ingevoerd, die telkens als de datum wordt opgeroepen in beeld verschijnt. Dit wordt vaak gebruikt om aan het eind van de dag boodschappen achter te laten voor het team van morgen.
10.Baanbezetting - Toont een inspectiewindow dat de baanbezetting in aantallen en percentages toont.