Koppeling greenfee aan omzetregistratie

Intergolf bestaat uit 2 onderdelen: De startlijsten en de omzetregistratie.
De startlijsten werken met greenfeetarieven (Overig->artikelen/prijzen->greenfeetarieven) Hierin wordt bepaald hoeveel iemand moet betalen als hij op een bepaalde baan op een bepaalde dag 9 of 18 holes loopt.

De omzetregistratie werkt met artikelen waarop omzet wordt geboekt (credit) en waar een betaling tegenover moet staan (debet).

De omzet kan op de artikelen terecht komen via een kassa (van intergolf of van een andere leverancier) of rechtstreeks via intergolf.

Aan het eind van de dag wordt een kasafdracht per computer gemaakt waarop alle geboekte omzet en ontvangen betalingen staan vermeld. De totalen van het kasafdrachtrapport (Rapport->Financieel->Kasafdrachten) moeten overeenkomen met het geld in de kassa.

De accountant wil ook graag dat het totaal aan greenfee volgens de startlijst overeenkomt met de geboekte greenfee in de omzetregistratie. Dit wordt gecontroleerd door dagelijks een greenfee rapport (Rapport->Greenfee) uit intergolf op te vragen en deze bij de kasafdracht te voegen. Het totaal volgens het greenfee rapport moet overeenkomen met de totaal geboekte greenfee omzet.

Deze greenfee omzet wordt automatisch geboekt zodra een speler wordt aangemeld. Het greenfeebedrag wordt naar de aangesloten kassa gestuurd of rechtreeks als omzet geboekt. Om ervoor te zorgen dat er geen verschillen kunnen ontstaan is het niet aan te raden de greenfee artikelen ook los op het kassatoetsenbord zetten. Hierdoor kan greenfee nooit handmatig worden geboekt, alleen via het aanmelden van spelers op de startlijsten.

Bij ieder greenfee tarief horen 1 of meerdere prijzen. Er kunnen aparte prijzen zijn voor 9 holes, 18 holes, week, weekend, twilight, enz. Bij elk van deze prijsregels dient te worden opgegeven op welk artikel de omzet moet worden geboekt. Dit artikel kan helemaal onderaan in het venster worden opgegeven.

Dit koppelen van greenfeeprijzen aan artikelen kan op verschillende manieren. Je kunt 1 artikel gebruiken voor alle greenfee, 1 artikel voor 9 holes en 1 voor 18 holes prijzen, 1 artikel voor week en 1 voor weekend, enz. In de meest uitgebreide vorm geldt voor iedere prijsregel een apart artikel. Je zult dan dus ook voor iedere prijsregel een artikel aan moeten maken bij Overig-Artikelen/prijzen->Artikelen onderhouden. De prijs die je hier invult mag 0 zijn, omdat de prijs immers wordt bepaald door het greenfee tarief.

Als we uitgaan van de meest uitgebreide vorm van koppelen van greenfee tarieven aan artikelen, komt aan het eind van de dag in detail op de kasafdracht te staan wat er die dag aan greenfee is geboekt. Zoals gezegd is het verstandig het omzettotaal iedere dag te controleren met een rapport van de greenfeespelers op de startlijsten. Dit rapport kun je opvragen bij Rapport->Greenfee (niet vergeten alleen de aangemelde spelers te selecteren). Stel nu dat de 2 totalen van elkaar afwijken. Dit kan 1 van de volgende oorzaken hebben:
- er is een artikel op het kassatoetsenbord aanwezig dat handmatig kan worden geboekt buiten de startlijsten om;
- er is een prijsregel van een greenfee tarief waaraan geen artikel is gekoppeld.
Vooral dit laatste is belangrijk. Iedere prijsregel bij de greenfeetarieven moet gekoppeld zijn aan een artikel, anders kan de omzet niet geboekt worden.

Om de artikelen te groeperen op de kasafdracht en op de omzetrapportages, kun je artikelen indelen in omzetgroepen. Deze groepen kun je aanmaken bij Overig->Artikelen/Prijzen->Omzetgroepen. Vervolgens kun je de artikelen in een omzetgroep indelen door het betreffende artikel te wijzigen. Let op: Het is niet verstandig een artikel te verwijderen en vervolgens een nieuw artikel met dezelfde naam aan te maken in een andere omzetgroep. Wat er dan gebeurt is dat de greenfeeomzet nog steeds op het oude (inmiddels verwijderde) artikel wordt geboekt en nog steeds op de oude omzetgroep terechtkomt. Ogenschijnlijk lijkt het dat het systeem het verkeerd doet, maar dat komt om dat er 2 artikelen zijn met dezelfde naam.