Rapportage mogelijkheden

Ook voor de rapportages binnen intergolf is het van belang dat de registratie van de onderliggende gegevens volledig en nauwkeurig is. Alleen dan zijn de rapportages uit het systeem bruikbaar.

Flight rapportage, het rapport is te vinden onder "Rapport->flights/boekingsgedrag". Hoewel hier verschillende soorten rapporten kunnen worden opgeroepen, is de basis waarover deze rapporten worden berekend altijd hetzelfde, nl. alle boekingen die in de baanplanning staan. De flightrapportage geeft de boekingen weer per spelerscategorie. Het is raadzaam niet te veel selecties op te geven maar precies die criteria op te geven waarvan je een rapport wilt hebben. Alleen de vet gedrukte regels moeten verplicht worden ingevuld.

Geen baanselectie mogelijk. Veel golfbanen hebben een 18 holes baan en een 9 holes par 3 baan. Wanneer er geen selectie ingevuld wordt bij "baan" dan telt het rapport alle spelers bij elkaar op. Een probleem kan zijn dat alle lussen onder dezelfde golfbaan zijn geplaatst en er dus geen selectie gemaakt kan worden voor alleen de 18 holes of alleen de 9 holes par 3 baan.

De criteria op basis waarvan rapporten gedraaid kunnen worden zijn:
1.Boekdatum
2.Dagen vooruitgeboekt
3.Gebruik strippenkaart
4.De rondes die 1 golfer heeft gespeeld
5.Bedrijf.

Het is van belang dat bij het boeken van een flight voor greenfeespelers de namen worden ingetypt, en dat er ook een relatie wordt geselecteerd. Het is voor het systeem onmogelijk om bij te houden hoe vaak iemand terugkomt als dit niet is vastgelegd. Dit vastleggen kan op drie manieren.
1.alle greenfeespelers registreren bij het aanmelden.
2.met interobject de afspraak maken dat de gegevens van greenfeespelers bij een internetboeking automatisch worden doorgestuurd.
3.bij het aanmelden gebruik maken van een paslezer om de gegevens van het NGF pasje te registreren.

Het rapport "Aantal dagen vooruit geboekt" geeft per dag van de week(speeldag) per aantal dagen vooruit het totale aantal boekingen. Door dit rapport op te vragen voor verschillende spelerscategorieen en verschillende periodes, kan worden bekeken in hoeverre gebruik wordt gemaakt van het aantal dagen dat vooruit mag worden geboekt. Dit rapport kan worden gebruikt bij de onderbouwing van het verruimen of beperken van de maximale boekingsperiode.

Het rapport baanbezetting is te vinden onder "Rapport->baanbezetting". Met behulp van dit rapport is te zien hoe efficient de baan benut wordt. Heel belangrijk bij de baanbezetting is de indeling naar spelerscategorie, deze indeling moet altijd zo schoon mogelijk blijven dus alleen greenfeespelers, verenigingsleden en bedrijfsleden is voldoende. Als iemand halverwege het jaar lid wordt blijven de flights van het eerste halfjaar bij greenfee staan en de latere flights komen op de verenigingsleden. Dat komt omdat het systeem hiervan een historie bijhoudt. Dit gebeurt echter niet bij de indeling naar soort lid. Als iemand halverwege het het jaar bij een andere groep hoort, worden alle boekingen (ook die van vorig jaar) bij de nieuwe groep geteld.

Bruto beschikbaarheid; het aantal daadwerkelijke beschikbare starttijden; dus wanneer een baan 27 holes heeft en de mensen kunnen 9 en 18 holes rondes op elk van de 3 lussen boeken. Het rapport baanbezetting zal de juiste beschikbaarheid geven, te weten 1,5 maal die van een 18 holes baan. Wanneer de baan echter in de praktijk is verdeeld in een 18 holes en een 9 holes baan, wil men meestal van beide golfbanen een apart rapport hebben. Je kunt dit doen door bij "alleen gestart op:" lus A of lus C op te geven, maar dit geeft niet altijd het gewenste resultaat, omdat:
-op het 18 holes gedeelte van de baan je 's morgens vroeg 9 holes kan spelen. Deze boekingen worden niet meegeteld en moeten apart worden opgevraagd.
De bruto beschikbaarheid blijft ongewijzigd en moet handmatig worden bijgesteld.

Greenfee rapport. Het rapport greenfee is te vinden onder "Rapport->greenfee". Dit rapport wordt als het goed is iedere dag gebruikt door de caddiemaster als extra rapport bij het opmaken van de dagstaat, maar kan ook worden gebruikt om extra inzicht te krijgen in de greenfeeboekingen. Het totale greenfee bedrag moet overeenkomen met het greenfee bedrag op het rapport baanbezetting. Dit rapport moet in het geval van een 18 holes en een 9 holes par 3 baan twee keer worden opgevraagd omdat het niet mogelijk is 2 banen op 1 rapport op te vragen.

Omzetrapportage. De omzetrapportage is te vinden onder "Rapport->financieel->omzetten". Het totaal van de omzetgroep greenfee moet overeenkomen met het rapport greenfee. Als dit niet het geval is, is er hoogstwaarschijnlijk een greenfeetarief waar geen artikel aan is gekoppeld, of zijn er flights aangemeld/ gewist in voorgaande dagen. De omzet wordt namelijk altijd geboekt op vandaag, maar de optelsom van de greenfee in de baanplanning is op basis van de speeldag.

Omzetgroepen kunnen worden gemaakt bij "Overig->artikelen/prijzen->omzetgroepen". De mogelijkheden van de omzetgroepen - greenfee, shop, horeca, lesgeld en overig - staan vast, en kunnen niet worden uitgebreid of gewijzigd. Als een omzetgroep wordt verwijderd en hieraan zijn artikelen gekoppeld, blijven de artikelen gewoon bij de verwijderde omzetgroep horen. Ook de omzet op deze artikelen wordt nog steeds bij de verwijderde omzetgroep gerekend. Zorg er dus altijd voor dat eerst de artikelen worden verhuisd naar een andere omzetgroep.

Dagelijkse rapportage is te vinden bij "Rapport->dagelijkse rapportage". De bedoeling van dit rapport is een snel overzicht te geven van de meest belangrijke cijfers voor een golfbaan en deze te vergelijken met dezelfde dag vorig jaar. Om het rapport compleet te maken is het verstandig om bij evenementen het werkelijk aantal deelnemers op te geven zodat het aantal bezoekers en daarmee de gemiddelde besteding klopt. De omzet van de evenementen en clinics moet worden geboekt en de lesboeken van de pro's in intergolf moeten worden bijgehouden, ook wanneer de pro's zelfstandig zijn. Als alles in ingevoerd geeft dit een completer beeld van de operatie van de golfbaan.

Automatische rapportage is te vinden bij "Rapport->automatische rapportage" hier kan worden opgegeven dat bepaalde rapporten bijvoorbeeld wekelijks door het systeem moeten worden gemaakt en worden verstuurd als email. De randvoorwaarden voor automatische rapportage zijn:
de computer moet aanstaan op het moment van rapportage en intergolf moet actief zijn. De email instellingen moeten zijn opgegeven bij "Syst.->beheer->intstellingen".