Onderhouden Relatie indelingen

In intergolf worden verenigingsleden, greenfeespelers, bedrijven en andere relaties allemaal bewaard onder de verzamelnaam "Relaties". Deze relaties kunnen vervolgens worden ingedeeld in groepen om ze uit elkaar te kunnen houden.

Een relatie kan tegelijkertijd tot de groep greenfeespelers, golfschoolleden en jeugd behoren. Daarom zijn er meerdere indelingen mogelijk. Er is 1 indeling die verplicht is en altijd in het systeem aanwezig moet zijn, dat is de indeling "Bezettingscategorie". Maar daarnaast kan bijvoorbeeld een indeling worden gemaakt naar "Soort lid".
Een voorbeeld van een relatieindeling is:
Bezettingscategorie:
- Greenfeespelers
- Verenigingsleden (zonder verdere verdeling)
- Sponsors

en daarnaast de indeling:
Soort lid; Verenigingslid
- Privelid
- Jeugdlid
- Buitenlid
enz.

De relatieindeling "Bezettingscategorie" bepaald meer dan alleen de groep waartoe relaties behoren. Per bezettingscategorie kunnen ook reserveringsregels worden ingesteld. Iedere bezettingscategorie heeft zijn eigen kleur in de baanplanning.

Om diverse redenen is het aan te raden altijd te streven naar zo min mogelijk bezettingscategorieen. Het systeem accepteert er maximaal 9, maar dit is eigenlijk veel te veel. In de regel zijn 3 of 4 categorieen meer dan voldoende en kunnen verdere onderverdelingen in een aparte relatieindeling worden gemaakt. Zorg ervoor dat altijd 1 bezettingscategorie wordt ingevoerd per groep met dezelfde reserveringsregels, ook al bevat deze categorie dan verschillende soorten spelers.

Maak ook niet meer dan 3 verschillende relatieindelingen aan. Meer mag wel, maar maakt het meestal niet overzichtelijker.

Boven in het window is een listbox waarin de relatieindeling gekozen kan worden. Ook kan hiermee worden gekozen om een nieuwe indeling aan te maken.

In de tabel worden de verschillende groepen getoond die tot de gekozen relatieindeling behoren. Je kunt een nieuwe groep toevoegen door op de onderste lege regel de gegevens van de nieuwe groep in te vullen en vervolgens op de knop [Bewaren] te klikken.

Wanneer een regel wordt verwijderd door op het kruisje te klikken, moet goed worden gerealiseerd dat dit grote gevolgen kan hebben. Alle relaties die tot de groep behoren zullen worden verhuisd naar de eerste groep in de tabel. Als de laatste regel wordt verwijderd, wordt ook de relatieindeling zelf uit het systeem verwijderd.

Bij de relatieindeling "Bezettingscategorie" is de tabel wat uitgebreider als bij de andere relatieindelingen. Zo is er een kolom waarin de kleur wordt aangegeven. De kleur kan worden veranderd door de volgorde te wijzigingen, maar pas op want de groep met volgorde 1 wordt altijd ebruikt als standaardwaarde voor onbekende spelers. Het is dus verstandig de bezettingscategorie "Greenfeespeler" altijd op volgorde 1 (kleur groen) te zetten.

In de kolom "Zelfde rechten als" kan een andere groep worden gekozen waarvan de rechten bij het boeken (de reserveringsregels) worden overgenomen. Bijvoorbeeld:
Bezettingscategorie:
1 Greenfee
2 Verenigingsleden
3 Bedrijfsleden
4 Sponsors
De Sponsors hebben dezelfde rechten bij het boeken van starttijden als de bedrijfsleden. In dit geval is het handig om op de regel Sponsors de kolom "Zelfde rechten als" in te stellen op Bedrijfsleden. (Eigenlijk is het beter de groep Sponsors op dit niveau helemaal te laten vervallen en het onderscheid in een andere relatieindeling te maken)

In de kolom "Erft rechten van" kan een andere groep worden gekozen waarvan de rechten worden genoten, naast de eigen rechten van de groep. Bijvoorbeeld:
Bezettingscategorie:
1 Greenfee 5 dgn vooruit boeken
2 Verenigingsleden 7 dgn vooruit
3 Bedrijfsleden 14 dgn vooruit
In het weekend zijn de starttijden vooraf toegewezen aan de verschillende groepen, omdat anders alles volgeboekt zou worden door de bedrijfsleden die verder vooruit mogen boeken. 14 dagen vooruit mogen de bedrijfsleden dus de tijden boeken die specifiek aan hen zijn toegewezen, maar bedrijfsleden zijn ook leden. Daarom mogen zij net als alle andere leden 7 dagen van te voren ook de tijden boeken die zijn toegewezen aan verenigingsleden. In dit geval wordt op de regel Bedrijfsleden de kolom "Erft rechten van" ingesteld op Verenigingsleden.


Opmerkingen voor rapportage baanbezetting

Wanneer een rapport wordt opgevraagd van de baanbezetting in een bepaalde periode kan dit worden gedaan op basis van 1 van de relatieindelingen. Hierbij moet een onderscheid gemaakt worden tussen de indeling "Bezettingscategorie" en de zelf gemaakte indelingen zoals bijv. "Soort lid".

Bij een rapport naar bezettingscategorie worden ook evenementen meegeteld, bij een rapport op basis van een andere indeling is dit niet mogelijk, omdat de starttijdverdeling voor deze indeling niet kan worden ingegeven bij het evenement.

Wanneer een onbekende speler wordt aangemeld wordt deze door het systeem als greenfeespeler (groep met volgorde 1) aangemerkt. Deze automatische toewijzing geldt echter alleen voor de indeling "Bezettingscategorie" en niet voor de eigen indelingen, waardoor de rapportage in de meeste gevallen niet volledig zal zijn. Een baanbezettingsrapport van een eigen relatieindeling toont alleen de geregistreerde golfers die zijn ingedeeld in de relatieindeling.

Wanneer een golfer gedurende de opgevraagde periode zijn lidmaatschap heeft opgezegd wordt hij tot dat moment meegeteld als lid en daarna als greenfeespeler. Dit geldt ook als het rapport later wordt opgevraagd. Maar als een baanbezettingsrapport wordt opgevraagd van een andere relatieindeling zullen alle gespeelde flights van deze persoon worden meegeteld alsof hij/zij altijd al tot de nieuwe groep heeft behoord.