zaalreservering
Bij een evenement is het mogelijk een zaal te boeken. Hiertoe moet een evenementonderdeel worden aangemaakt waarbij in de definitie is aangevinkt dat zalen kunnen worden gereserveerd.
periode
De zaal en eventueel benodigde apparatuur wordt gereserveerd vanaf de datum die wordt opgegeven tot en met de einddatum. De opgegeven tijd geldt op de begindag of de einddatum. Voorbeeld:
datum van 23/12/2006, tijd van 13:00
datum t/m 26/12/2006, tijd t/m 09:00
De zaal wordt een deel van 23/12 geblokkeerd, de hele dag op 24/12 en 25/12 en tot 09:00 uur op 26/12.
zaal
Je kunt een zaal selecteren door in het lege invoerveld te klikken en een zaal uit de lijst te selecteren. Als een zaal is geblokkeerd wordt dit in de getoonde selectielijst aangegeven door de tekst "toon boekingen...".
apparatuur
Bij veel evenementen zijn een microfoon en een beamer benodigd. Andere voorbeelden van apparatuur zijn een katheder, een projectiescherm of een internetverbinding. Het systeem gaat ervan uit dat van elk item 1 exemplaar aanwezig is. Maak dus een item microfoon 1 en microfoon 2 aan als er meerdere microfoons zijn. Bij een internet verbinding is de beschikbaarheidscontrole niet nodig. In dit geval kan ervoor worden gekozen 1 item aan te maken (en voor lief te nemen dat dit overboekt kan worden) of voor iedere zaal een apart item aan te maken. Het invullen van een apparaat werkt op dezelfde manier als het selecteren van een zaal. Als het item bezet is wordt dit in de getoonde selectielijst aangegeven door de tekst "toon boekingen...".
beschikbaarheidscontrole
De controles die het systeem uitvoert zijn niet waterdicht. Dit komt doordat bij het invoeren van een zaalreservering de boekingen van dat moment worden meegenomen. Als op 2 computers tegelijkertijd een zaalreservering wordt ingevoerd, zal op beide computers worden aangegeven dat de zaal of het apparaat beschikbaar is. Bij het bewaren van de reserveringen is de zaal overboekt, maar hiervan komt geen melding. Een andere manier om een overboeking te maken is door de datum van een evenement aan te passen of de periode van de zaalreservering te veranderen nadat de zaal gekozen is.
Dit lijkt ernstig, maar in de praktijk zal dit meevallen. Overboekingen kunnen alleen in speciale gevallen plaatsvinden. Bovendien worden evenementen meestal niet door meerdere personen tegelijkertijd ingevoerd. Van de medewerker die evenementen invoert mag woden aangenomen dat deze zorgvuldig te werk gaat en zelfstandig in staat is om overboekingen te voorkomen. Het systeem fungeert hierbij als een extra hulpmiddel.
bewaren
Als alle gegevens zijn ingevuld, kun je op het vinkje drukken. Het window wordt nu gesloten en de wijzigingen worden bewaard. Als je de wijziging niet wilt bewaren klik je op het kruisje waardoor alleen het window wordt gesloten.
Andere artikelen...