importdefinities
Wanneer een bestand met klantgegevens wordt bijgehouden buiten intogolf zullen onvermijdelijk verschillen gaan ontstaan met de de relatiegegvens in intogolf. Het is dan ook sterk aan te raden alle relaties alleen in intogolf bij te houden. Helaas is dit niet altijd mogelijk. In deze gevallen kan eenmalig of periodiek een bestand met klantgegevens worden geïmporteerd zodat intogolf weer up to date is. Bij deze import is een importdefinitie nodig, waarin de layout van het importbestand is beschreven, zodat intogolf weet hou hij de gegvens moet inlezen en moet converteren.
automatisch aanmaken
Normaliter wordt een importdefinitie door het systeem aangemaakt wanneer de eerste keer een importbestand wordt aangeboden. Het systeem vraagt de gebruiker een voor een de kolommen te benoemen en aan te geven wat bijvoorbeeld de verschillende lidcodes betekenen. Een eenmaal aangemaakte importdefinitie kan later handmatig worden bijgesteld.
algemene gegevens
Bij de importdefinitie kan worden aangegeven dat de 1e regel moet worden overgeslagen. Soms staan namelijk op de 1e regel van het bestand de namen van de kolommen en deze moeten natuurlijk niet worden geïmporteerd. Wanneer de kolommen allemaal een vaste breedte hebben hoeft geen scheidingsteken te worden gekozen. In het andere geval kan het juiste teken worden geselecteerd in het lijstje. Er kan worden gekozen voor een komma, punt-komma, tab en een verticale streep. Open eventueel het importbestand met een tekstverwerker om te zien hoe de kolommen van elkaar worden gescheiden.
kolomdefinities
Hier zijn de kolommen te vinden die worden verwacht in het importbestand. Let er goed op dat de volgorde juist is en er geen kolommen zijn overgeslagen, want anders schuiven de gegevens bij het importeren door elkaar. Wanneer de kolommen vaste breedtes hebben zijn hier ook de breedtes van de kolommen weergegeven. Door op een regel te klikken kan de kolom definities worden gewijzigd.
conversies
Hier zijn de conversiegegevens te vinden die zijn opgegeven voor de kolommen die niet rechtstreeks naar intogolf kunnen worden overgenomen, zoals geslacht, bedrijf/persoon, land, lidsoort, overleden, geen lid meer. Door op een regel te klikken kunnen de gegevens worden gewijzigd. Een conversie regel wordt gebruikt zodra de waarde van de kolom op een regel in het importbestand gelijk is aan de opgegeven waarde. Alle ingestelde waarden die hieronder staan (bedrijf/persoon, geslacht, land, taal, enz.) worden dan overgenomen. Door een listbox leeg te laten zal dit gegeven worden genegeerd.
Andere artikelen...