importeren relaties
Wanneer een bestand met klantgegevens wordt bijgehouden buiten intogolf zullen onvermijdelijk verschillen gaan ontstaan met de de relatiegegvens in intogolf. Het is dan ook sterk aan te raden alle relaties alleen in intogolf bij te houden. Helaas is dit niet altijd mogelijk. In deze gevallen kan eenmalig of periodiek een bestand met klantgegevens worden geïmporteerd zodat intogolf weer up to date is.
OPPASSEN!!!
Importeren van relaties in een gevaarlijke functie. Een verkeerd importbestand of een verkeerde importdefinitie kan ervoor zorgen dat relaties worden verwijderd, verkeerde relaties worden overschreven of relaties dubbel in het systeem komen te staan. Zorg er dus altijd voor dat je weet wat je doet. Open het importbestand met een tekstverwerker en controleer de inhoud, controleer de systeemdatum van het importbestand (is het wel het bestand dat zojuist is aangemaakt), selecteer de juiste importdefinitie, documenteer de handelingen (ook de handelingen die in het andere systeem zijn gedaan) zodat deze de volgende keer op dezelfde manier worden uitgevoerd.
Wanneer het toch is misgegaan kan soms iemand van intogolf helpen, maar dit is niet altijd mogelijk. Het terugzetten van een BACKUP is NIET MOGELIJK omdat dan ook de gegevens van andere golfbanen zouden worden overschreven.
unieke code
In het importbestand moet een unieke code zijn opgenomen voor iedere te importeren relatie. De unieke code is erg belangrijk, want deze zorgt ervoor dat de volgende keer dat het bestand wordt geïmporteerd de relaties niet opnieuw worden toegevoegd, maar worden gewijzigd. In sommige externe systemen kan een unieke code (meestal lidnummer) worden gewijzigd. Dit zal tot gevolg hebben de dat relatie die al was geïmporteerd met bijvoorbeeld code A001 in intogolf blijft staan en een nieuwe relatie met dezelfde gegevens en met code B004 (bijvoorbeeld) wordt toegevoegd. Nog ernstiger is het als er al iemand anders was geregistreerd met de nieuwe code. De gegevens van deze persoon worden dan zonder pardon overschreven, waardoor ook alle andere gegevens die aan de overschreven relatie waren gekoppeld (omzet, financiële gegevens, boekingen, enz.) aan de nieuwe relatie toebehoren. Als unieke code kan een intern nummer van het eandere systeem worden gebruikt, een lidcode of het ngf nummer.
wissen van relaties / geen lid meer
Wanneer periodiek een ledenbestand worden geïporteerd, zal het ook voorkomen dat mensen hun lidmaatschap opzeggen of zijn overleden. Wanneer telkens alleen de mensen in het importbestand zijn opgenomen die daadwerkelijk lid zijn, zal intogolf er zonder tegenbericht vanuit gaan dat de andere mensen nog steeds lid zijn of nog steeds in leven zijn. Het is dus belangrijk dat ieder ex-lid minstens 1x wordt opgenomen in het importbestand met een code om aan te geven dat men geen lid meer is of is overleden.
layout importbestand
De relaties moeten onderling worden gescheiden door een
Indien de kolommen een variabele lengte hebben, moeten zij zijn gescheiden met een scheidingsteken. Dit kan een komma, punt-komma, tab of een verticale streep (|-teken) zijn.
Wanneer de kolommen niet zijn gescheiden door een scheidingsteken, wordt ervan uitgegaan dat deze een vaste breedte hebben. Omdat bij een export vanuit een rapportfunctie van een extern systeem vaak spaties tussen de kolommen staan zal intogolf proberen de kolommen van elkaar te onderscheiden door deze spaties op te zoeken. Indien deze automatische kolombepaling niet mogelijk is, kunnen de breedtes van de kolommen handmatig worden opgegeven bij de menufunctie "importdefinities".
Getallen zoals de handicap van een speler kunnen zowel een komma als een punt als decimaalteken gebruiken.
Bij datumvelden zoals de geboortedatum wordt ervan uitgegaan dat de volgorde altijd dag maand jaar is. Het exacte formaat maakt niet uit (bijv.: dd/mm/yyyy, d/m/yyyy, d-m-yy, ddmmyy, enz.) en zal automatisch worden geconverteerd.
importbestand laden
Wanneer een nieuw importbestand moet worden geïmporteerd, kan met de plus-knop op het window "selecteren import bestanden" een nieuw window worden geopend. Hierin kan worden opgegeven bij welk bedrijf de relaties moeten worden geïmporteerd en kan het importbestand worden geselecteerd. De eerste keer kan worden gekozen om een nieuwe importdefinitie aan te maken, de volgende keren is het beter de bestaande defintie te selecteren.
nieuwe definitie aanmaken
Op het volgende scherm wordt om de naam van de nieuwe definitie gevraagd en wordt gevraagd of de 1e regel moet worden overgeslagen. Soms staan namelijk op de 1e regel van het bestand de namen van de kolommen en deze moeten natuurlijk niet worden geïmporteerd.
kolommen benoemen in definitie
Op het volgende scherm wordt de inhoud van de eerste (of eerstvolgende) kolom getoond en wordt gevraagd naar welk invoerveld van de relatie in intogolf deze kolom moet worden geïmporteerd. Dit scherm wordt net zo lang herhaald totdat alle kolommen zijn gedefinieerd. Let op dat minimaal 1 kolom moet zijn gedefinieerd als unieke code, lidnummer of ngf nummer.
conversies definiëren
Als alle kolommen zijn benoemd is van de meeste kolommen bekend wat intogolf met de inhoud moet doen. De achternaam wordt als achternaam gebruikt, de postcode als postcode, enz. Maar er zijn ook kolommen waarbij dit minder duidelijk is. Dit zijn de kolommen: geslacht, bedrijf/persoon, land, lidsoort, overleden, geen lid meer. Het systeem zoekt de unieke waarden op die in deze kolommen voorkomen en laat deze een voor een zien. Hierbij kan dan worden aangegeven wat intogolf met deze waarde moet doen. In sommige gevallen is dit heel triviaal zoals bijvoorbeeld de waarde "V" in de kolom geslacht. Hier bij moet worden aangegeven dat het hier om een vrouw gaat. Bij lidsoorten is het vaak iets minder eenvoudig. Bij een gewoon lid zal moeten worden aangegeven dat deze tegen het gratis tarief mag spelen en bij de spelerscategorie leden behoort. Alle waarden die niet worden ingevuld, zullen door intogolf ongemoeid worden gelaten. Voor het land, de taal, het geslacht en de spelerscategorie worden eventueel standaardwaarden gebruikt.
tenslotte
De relaties zullen worden geïmporteerd en de eventueel aangemaakte nieuwe importdefinitie wordt bewaard. De importdefinitie kan handmatig worden gewijzigd bij de menufunctie "importdefinities". Als de import niet helemaal goed is verlopen, daardat bijvoorbeeld gegevens in een verkeerde kolom zijn opgenomen, kan de importdefinitie worden aangepast en de import opnieuw worden uitgevoerd. Hiervoor hoeft dan niet opnieuw het bestand te worden verzonden, maar kan gewoon het bestaande importbestand opnieuw worden aangeklikt.
Andere artikelen...