evenementen
Alle wedstrijden, clinics, vergaderingen, feesten, enz. kunnen in intogolf worden geregistreerd als een evenement. Een evenement is een soort paraplu voor de verschillende onderdelen van een boeking zoals de reservering van de baan, buggies, zalen, professionals, enz.
werking window
Door op een regel te klikken in het window "evenementen" kunnen de gegevens worden gewijzigd. Hiertoe wordt een nieuw window geopend. Door op de "plus-knop" onderaan het window te klikken kan een nieuw evenement worden aangemaakt. Een evenement kan worden verwijderd door op de "min-knop" achter de regel te klikken. Maar pas hiermee wel op. Heb je toch een foutje gemaakt kun je de regel weer terughalen bij de menuoptie "verwijderde gegevens"
invoervelden
Bij het toevoegen van een nieuw evenement kan worden opgegeven bij welk bedrijf het evenement hoort. Dit kan later niet meer worden gewijzigd.
De datum is de datum waarop het evenement plaatsvindt. Als deze datum wordt veranderd, schuiven alle onderliggende reserveringen mee.
De omschrijving is de tekst die in de baanplanning zal worden getoond.
Bij contactpersoon kan een medewerker worden geselecteerd die verantwoordelijk is voor de communicatie met de klant.
De klant waarvoor het evenement wordt georganiseerd kan worden geselecteerd uit een lijst met alle klanten. Om een reeds geselecteerde klant weer uit het evenement te verwijderen klik je op het pijltje achter de naam en selecteer je vervolgens geen nieuwe klant, maar sluit je het selectiewindow meteen.
De gegevens van de contactpersoon mogen worden ingevuld, maar dat is niet verplicht. Als je dit doet, wordt bij een persoon als klant de naam van die persoon overschreven met de naam van de contactpersoon op de bevestigingsbrief. Wanneer de klant een bedrijf is wordt de ingevulde contactpersoon aan het adres teogevoegd. Wanneer je geen contactpersoon invult wordt de eventueel aanwezige standaardcontactpersoon van het bedrijf gebruikt op de bevestigingsbrieven.
evenement onderdelen
Een evenement kan worden gezien als een soort paraplu voor de gereserveerde onderdelen. Deze onderdelen kunnen bijvoorbeeld een professional zijn voor een clinic of de golfbaan voor een wedstrijd. Intogolf kan automatisch bevestigingen en partysheets maken voor ingevoerde evenementen, maar naarmate de evenementen complexer worden en meer verschillende onderdelen bevatten (ontvangst, vergadering, wedstrijd, clinic, diner, enz.), worden de bevestigingen onoverzichtelijker. Daarom kunnen de gereserveerde onderdelen worden gegroepeerd. Deze evenement onderdelen dienen vooraf te worden aangemaakt.
Door op de plus knop onderaan het window te klikken kan een onderdeel worden toegevoegd. Van een onderdeel kan de soort worden bepaald door een keuze te maken in de lijst en een vrije naam of omschrijving worden ingevuld. De soort bepaalt tevens welke deelreserveringen kunnen worden gemaakt (bijv. bij een wedstrijd kan de baan worden geboekt en kunnen buggies worden geboekt, (maar geen professionals). Wanneer geen soort wordt gekozen, zijn alle type deelreserveringen mogelijk.
Vervolgens kunnen aan dit onderdeel de reserveringen worden toegevoegd. Door op een regel te klikken kan de betreffende deelreservering worden gewijzigd. Je kunt een deelreservering verwijderen door op de "min-knop" achter de regel te klikken, maar pas hiermee wel op, omdat de gegevens NIET kunnen worden teruggehaald en dus opnieuw moeten worden ingevoerd.
bewaren
Als alle gegevens zijn ingevuld, kun je op de knop rechts onderaan in het window klikken. Het window wordt nu gesloten en de wijzigingen worden bewaard. Als je de wijzigingen niet wilt bewaren klik je op de knop met het kruisje waardoor alleen het window wordt gesloten.
evenement herhalen
Sommige evenementen keren iedere week terug, zoals bijvoorbeeld een damesochtend of een herenmiddag. Wanneer eerst het eerste evenement volledig wordt ingevoerd, kan dit vervolgens worden herhaald. Dit kun je doen door in de listbox rechtsboven in de hoek van het window "onderhouden evenement" te kiezen voor "evenement herhalen". Er wordt nu een nieuw window geopend waarin de periode kan worden opgegeven waarbinnen het evenement moet worden herhaald en de dag(en) van de week waarop het evenement moet worden herhaald. Als alles is ingevuld klik je op de knop met het vinkje rechtsonderin het window. Het evenement wordt nu gekopieerd. Let wel op, want als een evenement eenmaal is gekopieerd en later moet worden gewijzigd of worden geannuleerd, moet dit voor ieder gekopieerd evenement apart gebeuren.
Wanneer een evenement niet iedere week, maar bijvoorbeeld iedere 14 dagen wordt gehouden, kan een interval van 2 weken worden ingevuld. Let wel op dat in dit geval slechts 1 dag kan worden aangevinkt en dat de datum vanaf gelijk moet zijn aan de evenement datum.
Andere artikelen...