onderhouden relatie
relaties
Onder relaties wordt in intogolf verstaan alle leden, klanten, golfers, contactpersonen, professionals, leveranciers, bedrijven en personen waarmee de golfbaan te maken heeft. Een relatie kan dus zowel een persoon als een bedrijf zijn. Personen kunnen flights boeken, aan wedstrijden meedoen en lessen boeken. Bedrijven kunnen dit niet.
algemene gegevens
Aan een relatie kan een account manager worden toegewezen. Deze kan worden geselecteerd uit de lijst met personeelsleden waarbij is opgegeven dat zij als accountmanager mogen fungeren.
Bij iedere relatie moet minimaal de naam zijn opgegeven. Bij personen worden de naam, de voorletters of de voornaam en de tussenvoegsels apart opgegeven. H. van der Ploeg wordt dus als volgt ingevoerd:
achternaam: Ploeg
voornaam: H.
tussenvoegsels: van der
Bij personen bepaalt de titel meteen of de relatie een man of een vrouw is. Wanneer familie als aanhef voor brieven moet worden gebruikt, is er daarom de keuze tussen fam(m) en fam(v).
adres
Het adres wordt onderverdeeld in 6 invoervelden. Er zijn 2 regels beschikbaar voor de straatnaam met het huisnummer (er is dus geen apart invoerveld voor huisnummer meer)
De woonplaats en de postcode worden wel apart ingevoerd. De postcode wordt zonder spaties en achter de woonplaats ingevuld, maar op de brief komt het vanzelf allemaal netjes te staan.
De staat/provincie is alleen bedoeld voor buitenlandse relaties. Het land bepaald tenslotte hoe het adres straks op brieven wordt vermeld.
contactgegevens
In dit blok worden alle gegevens die bekend zijn ingevuld zoals telefoonnummer, emailadres, enz. Let op dat voor het boeken via internet een telefoonnummer vereist is.
financiële gegevens
Het debiteurennummer dat kan worden ingevoerd is bestemd om een link te maken tussen het boekhoudprogramma (bijvoorbeeld Exact of AccountView) en intogolf. Het debiteurennummer kan ook op de factuur worden afgedrukt. In de oude versie van intogolf moest het debiteurennummer worden ingevuld om op rekening te kunnen boeken, maar dat is niet meer het geval.
Een relatie mag bestedingen op rekening laten boeken wanneer in het veld kredietlimiet een waarde is ingevuld. Als dit veld leeg is, kan er dus niet op rekening worden geboekt.
Bij personen kan een standaard te gebruiken greenfeetarief en eventueel een standaard te gebruiken korting op de greenfee worden ingevoerd. Bij leden die gratis spelen moet hier een gratis tarief zijn ingevuld. Wanneer niets is ingevuld, wordt altijd het overkoepelende standaard tarief gebruikt. Bij het maken van een boeking kan hier uiteraard nog wel van worden afgeweken.
golfer gegevens (alleen bij personen)
Het ngf nr. wordt gebruikt om de relatie te identificeren wanneer bijvoorbeeld het kaartje door de kaartlezer wordt gehaald. Ook is dit nummer belangrijk voor het boeken via internet.
Het externe nummer kan worden gebruikt om een link te maken met een extern systeem zoals bijvoorbeeld een eigen ledenadministratie.
De handicap kan hier worden ingevoerd, maar kan ook via de handicapmodule van intogolf worden bijgehouden. In dit laatste geval is het niet mogelijk de handicap hier te wijzigen.
De lidcode wordt alleen getoond en kan niet worden gewijzigd. Dit is alleen mogelijk in de ledenadministratie van intogolf.
extra gegevens (alleen bij personen)
De geboortedatum is belangrijk voor het boeken via internet. Zorg er dus voor dat deze correct wordt ingevuld.
De taal die wordt gebruikt bij het versturen van brieven. Wel moet natuurlijk een briefinhoud in de betreffende taal aanwezig zijn, want het systeem vertaald niet automatisch.
Een persoon kan worden geblokkeerd voor het maken van boekingen voor starttijden en lessen. Hiertoe moet een reden worden geselecteerd. Je kunt eventueel een einddatum opgeven, zodat de blokkade vanzelf weer verdwijnt.
Je kunt maximaal 3 extra invoervelden op dit scherm laten tonen. De inhoud van die velden kun je zelf bepalen bij de functie vrije velden voor relaties.
Wanneer het vinkje bij "onbeperkt spelen per dag" wordt aangezet, zal het systeem geen melding geven als deze relatie meerdere boekingen op 1 dag maakt. Alle overige controles zoals de beschikbaarheidscontrole blijven wel gewoon werken. Alhoewel dit niet wordt aangeraden, kan dit worden gebruikt om een algemene relatie genaamd "introducee" of "greenfee" als persoon in te voeren. Bij de boekingen hoeft dan niet de naam van de persoon meer te worden opgegeven en wordt ook automatisch het juiste tarief gebruikt.
indeling (allen bij personen)
In de baanplanning krijgen de spelers een kleurtje, bijvoorbeeld groen voor greenfeespelers en rood voor leden. Deze kleurtjes worden bepaald door de indeling die hier wordt opgegeven. Er kunnen maximaal 3 indelingen worden gedefinieerd, waarbij de eerste altijd verplicht is. Deze eerste indeling wordt ook gebruikt bij het toepassen van de reserveringsregels.
postadres
Wanneer brieven of facturen worden verstuurd naar relaties, kan het bij sommige relaties voorkomen dat het adres niet overeenkomt met het postadres. Dit is bijvoorbeeld het geval bij bedrijfsleden waarbij de post naar het bedrijf zelf moet worden gestuurd. Door op het pijltje of in 1 van de velden te klikken wordt een selectiewindow getoond waaruit een adres kan worden gekozen. Een eenmaal gekozen adres kan worden verwijderd (leeggemaakt) door erop te klikken en geen regel te selecteren, maar in plaats daarvan het selectiewindow te sluiten.
bedrijf
Wanneer de golfbaan bedrijfsleden heeft, zijn er vaak ook mensen gedefinieerd die altijd op naam van dit bedrijf mogen spelen. Daarnaast kan een bedrijf wildcards of greenfeekaarten hebben. Het bedrijf waarbij een relatie hoort kan worden gekozen in dit window. Uiteraard moet nog wel worden opgegeven dat de relatie gratis mag spelen en moeten de juiste indelingen zelf worden ingevuld. Door op het pijltje of in 1 van de velden te klikken wordt een selectiewindow getoond waaruit een adres kan worden gekozen. Een eenmaal gekozen adres kan worden verwijderd (leeggemaakt) door erop te klikken en geen regel te selecteren, maar in plaats daarvan het selectiewindow te sluiten.
debiteur
Wanneer facturen worden verstuurd naar relaties, kan het bij sommige relaties voorkomen dat de factuur naar een ander adres moet worden gestuurd. Dit is bijvoorbeeld het geval bij bedrijfsleden waarbij het bedrijf de factuur moet betalen. Ook de kredietlimiet van de debiteur wordt in dat geval gebruikt in plaats van de kredietlimiet van de relatie. Door op het pijltje of in 1 van de velden te klikken wordt een selectiewindow getoond waaruit een adres kan worden gekozen. Een eenmaal gekozen adres kan worden verwijderd (leeggemaakt) door erop te klikken en geen regel te selecteren, maar in plaats daarvan het selectiewindow te sluiten.
contactpersonen (alleen bij bedrijven)
Alle personen waarbij is opgegeven dat zij bij de huidige relatie horen worden onderaan het window getoond in een lijst met contactpersonen. Als bij een van de personen is aangevinkt dat dit de standaard contactpersoon is, staat deze bovenaan.
Door op een contactpersoon te klikken wordt een window met zijn of haar gegevens geopend. Alle wijzigingen die hier worden gemaakt worden tevens doorgevoerd in de relatiegegevens van deze persoon.
Door op de "plus" knop te klikken kan een nieuw contactpersoon worden toegevoegd. Ook hier geldt weer dat de contactpersoon eveneens als relatie bekend zal zijn.
Als je op de "min" knop klikt achter een regel wordt de betreffende relatie gewist. Pas hier dus mee op. Als je de relatie wilt bewaren, maar deze wilt loskoppelen van het bedrijf, zoek je de persoon op in het relatiewindow en verwijder in het scherm "onderhouden relatie" het bedrijf waar hij of zij bijhoort.
boeken via internet
Om een persoon te laten boeken via internet, moeten de volgende gegevens goed worden ingevuld:
achternaam
voornaam
titel
ngf nr.
telefoonnummer(s)
geboortedatum
De laatste 3 gegevens worden ter controle gebruikt. Hiervan moeten er minimaal 3 juist worden ingevuld.
centraal adressenbestand (koppelen)
Wanneer een nieuwe relatie wordt ingevoerd, zal het systeem tijdens het typen controleren of de gegevens misschien al bekend zijn in het centrale adressenbestand. Zodra een relatie wordt gevonden, wordt een window getoond, waarin de resultaten van de zoekactie worden getoond. Door op een relatie in dit window te klikken, worden de gegevens overgenomen en wordt de nieuw ingevoerde relatie gekoppeld aan de centrale relatie.
centraal adressenbestand (wijzigen)
Telkens als nu door een golfbaan een wijziging van de gegevens van deze persoon wordt doorgevoerd, worden alle gekoppelde relaties bij de andere golfbanen ook gewijzigd. Wanneer een golfbaan het NGF nummer van een speler invult of wanneer ergens een verhuisbericht van deze persoon wordt ingevoerd, profiteren alle golfbanen hiervan. Hetzelfde geldt voor emailadressen, telefoonnummers en geboortedata.
centraal adressenbestand (zorgvuldigheid)
Maar dit kan ook verkeerd uitpakken, wanneer golfbanen hier niet zorgvuldig mee omgaan. Wanneer een relatie id gekoppeld aan een centrale relatie veranderd, en te veel gegevens zijn veranderd (bijvoorbeeld zowel voornaam als geboortedatum) gaat het systeem er vanuit dat een andere relatie wordt bedoeld en wordt de koppeling met het centrale adressenbestand losgelaten, zodat de gegevens niet bij alle andere golfbanen meeveranderen. Ondanks deze veiligheidsmaatregel kan het nog steeds voorkomen dat een verkeerde wijziging ook bij andere golfbanen wordt doorgevoerd. Het is dus belangrijk dat iedere golfbaan zorgvuldig met het relatiebestand omgaat:
- vul altijd zo veel mogelijk gegevens van een relatie in (adres, geboortedatum, ngf nummer, emailadres, enz.)
- controleer altijd geboortedatum, ngf nummer en telefoonnummer(s);
- verander niet de naam van een bestaande relatie omdat eigenlijk een andere persoon wordt bedoeld.
lidmaatschapgegevens
Om de aanlevering van gegvens aan de NGF goed te laten verlopen, moeten een aantal velden goed ingevuld worden.
Allereerst is er het vinkje "verstuur naar ngf". Als dit aan staat zullen de gegevens worden verstuurt, ongeacht de andere instellingen.
Er zijn 3 mogelijkheden:
1. iemand is lid bij uw club en de handicapadministratie wordt ook voor hem/haar verzorgt
Zet het vinkje "homeclub" aan en laat het veld "homeclub elders" en "2e club" leeg.
2. iemand is lid bij uw club, maar de handicapadministratie wordt door een andere club verzorgt
Zet het vinkje "homeclub" uit en vul de ngf code van de andere club in het veld "homeclub elders". Deze andere club moet echter wel een echte club zijn en niet een virtuele vereniging die alleen handicapregistratie verzorgt.
3. iemand is nergens lid, maar de handicapadministratie wordt wel door uw club verzorgt
Zet het vinkje "homeclub" uit en laat het veld "homeclub elders" leeg. U mag echter alleen gegevens aanleveren aan de ngf voor deze mensen als u dit vooraf heeft aangevraagt.
Andere artikelen...