verenigingen

Het is in intogolf mogelijk een complete ledenadministratie, handicap administratie en wedstrijdadministratie te voeren. Al deze onderdelen zijn gekoppeld aan een vereniging die als eerste zal moeten worden gedefinieerd.

werking window
Door op een regel te klikken in het window "selecteren verenigingen" kan achter de betreffende regel worden gewijzigd. Hiertoe wordt een nieuw window geopend "onderhouden vereniging". Je kunt een nieuwe vereniging toevoegen door op de "+ knop" te klikken.

bedrijf
Als een nieuwe vereniging wordt aangemaakt, moet het bedrijf gekozen worden waar de vereniging toe behoort. Afhankelijk van de organisatiestructuur is het soms raadzaam het bedrijf van de baanexploitant te kiezen en soms een apart bedrijf voor de vereniging aan te maken. Dit laatste is raadzaam als de vereniging en de baanexploitant aparte rechtspersonen met een aparte financiele verantwoording zijn.

bedrijf baan
Wanneer voor de vereniging een eigen bedrijf is aangemaakt, kan hier het bedrijf worden gekozen van de baanexploitant. Wanneer je dit doet is het mogelijk wedstrijden in te voeren die meteen worden getoond in de baanplanning van de exploitant. In de stamgegevens van het bedrijf van de exploitant kan worden opgegeven hoe ver de autorisatie van de vereniging reikt om evenementen toe te voegen en te wijzigen.

bedrijf relaties
De leden van een vereniging moeten in staat zijn te spelen op de golfbaan. Wanneer de exploitant een eigen administratie voert, zal dit niet mogelijk zijn. Door hier het bedrijf van de exploitant te selecteren zullen de ledengegevens worden bijgewerkt in de administratie van de exploitant. In werkelijkheid wordt het relatiebestand ten aanzien van leden gedeeld. Wanneer een van beiden dus een wijziging doet, is dit in beide administraties zichtbaar. Als hier niets wordt ingevuld, zullen de relatiegegevens in het eigen bedrijf worden bewaard. Eventuele handicapmutaties, lidcodes en lidsoorten worden niet bewaard in het relatiebestand. Gebruik deze optie dan ook alleen voor het bijhouden van een 2e club binnen dezelfde administratie. Wanneer het eigen bedrijf wordt geselecteerd, worden de handicapmutaties, lidcodes en lidsoorten wel bijgewerkt in het relatiebestand. Dit is de standaard instelling voor verenigingen die zelf de baanadministratie voeren.

secretariaat
Het secretatiaat wordt ook bijgehouden door de samenstelling van het bestuur op te geven. De adresgegevens worden dan echter niet automatisch bijgewerkt. Geef hier altijd het juiste secretariaatsadres op, zodat dit op brieflayout kan worden opgenomen en automatisch op internet kan worden getoond.

ngf nummer
Dit is het nummer dat door de ngf aan de club is toegekend. Het wordt o.a. gebruikt bij de uitwisseling van handicap mutaties.

gebruikersnaam
Dit is de grbruikersnaam die nodig is om aan te melden op de website www.ngfclub.nl. Meestal is dit GC123 waarbij het nummer gelijk is aan het clubnnummer.

wachtwoord
Dit is het wachtwoord dat nodig is om aan te melden op de website www.ngfclub.nl.

status
De door de NGF toegekende status aan de club.

verstuur handicap mutaties
Wanneer hier een vinkje wordt gezet en het ngf nummer is ingevuld, zal de uitwisseling van handicapgegevens met de ngf worden geactiveerd.

hcp.registratie voor niet-leden toestaan
Alleen als de NGF hier expliciet toestemming voo rheeft verleend mag een club de handicap registratie verrichten voor mensen die geen lid zijn. Wanneer deze mensen echter ook lid zijn bij een andere A,B, of C club, zijn zij verplicht daar de handicapadministrie te laten bijhouden.

aantal dagen waarna q-kaarten op no return worden gezet
Wanneer mensen Q-kaarten hebben gelopen en deze zijn geregistreerd door de receptie door binnen intogof de flight aan te melden als qualifying (dus niet door de kaarten op een handmatige lijst bij te houden), zullen deze kaarten automatisch op NO RETURN worden gezet wanneer de score na xxx dagen nog niet is ingevuld in intogolf.

soort lidcode
Veel clubs gebruiken het systeem waarbij de eerste letters van de achternaam samen met een volgnummer worden gebruikt als lidcode. Dit systeem kan worden ingesteld door de listbox op "ABC999" of "ABCD99" in te stellen. Let op dat het theoretisch mogelijk is dat er meer dan 99 leden dezelfde achternaam hebben (ex-leden en verwijderde leden worden meegeteld) en dat 3 letters en 3 cijfers een veiligere combinatie is.
Dit systeem wordt echter sterk afgeraden, omdat de achternaam van mensen kan wijzigen door bijvoorbeeld een huwelijk of een scheiding. De lidcode van de betreffende persoon wijzigt dan, hetgeen gevolgen kan hebben voor andere systemen waarin de lidgegevens zijn opgenomen (voor het systeem intogolf heeft dit geen gevolgen). Daarom zal intogolf een eenmaal toegekende lidcode nooit wijzigen, zelfs niet als de achternaam wordt gewijzigd. Als u dit toch wenst, raden wij aan het lidmaatschap te verwijderen (onder de knop "speciale functies" bij onderhouden lidgegevens) en vervolgens opnieuw toe te voegen. De handicaphistorie gaat hierbij wel verloren.
Beter is het daarom om een volgnummer te gebruiken. Dit nummer begint bij 1 en loopt op bij ieder nieuw lid. Een dergelijk nummer zal altijd gelijk blijven.

default club
Als hier een vinkje wordt gezet, zal een wijziging in een lidsoort of de lidcode worden bewaard in de gegevens van een relatie. Wanneer er meerdere verenigingen zijn ingericht, waarvan dezelfde mensen lid kunnen zijn, is het niet de bedoeling dat de lidcode/lidsoort van een relatie telkens wordt overschreven met de waarde van de club waar het laatst een mutatie is doorgevoerd. Het is dus de bedoeling dat bij slechts 1 vereniging dit vinkje wordt aangezet.

Andere artikelen...