periodieke facturering run

Periodiek kan intogolf facturen aanmaken voor klanten. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor de facturering van contributie, speelrecht of de huur van lockers. IN het selectiewindow worden alle runs getoond die tot nu toe zijn aangemaakt.

nieuwe run aanmaken
Klik onderaan in het selectiewindow op de plus-knop. Er wordt nu een nieuw window geopend waarin de gegevens van de run kunnen worden ingevoerd..

periode
Meestal worden bedrag vooruit gefactureerd, dus bijvoorbeeld: De contributie van een bepaald jaar wordt aan het begin van dat jaar gefactureerd. Maar het is ook mogelijk dit achteraf te doen. Bij het aanmaken van facturen zal intogolf dan aan de hand van de factuurdatum kijken welke bedragen verschuldigd zijn.

onderhoudswindow
In het window dat nu is geopend worden de selectiecriteria voor de te maken factuurrun opgegeven. Het is namelijk niet verstandig in 1 keer de facturen voor het gehele ledenbestand aan te maken. Sowieso zal intogolf het aantal aangemaakt facturen beperken tot 100. Wanneer een club 100 leden heeft, zullen dus 10 runs moeten worden aangemaakt om alle leden een factuur te sturen. Beter is het echter om per soort lid te factureren. Bedrijfsleden betalen normaliter andere bedragen dan gewone leden en hierdoor blijft het overzichtelijk.

EERST CONTROLEREN
Zorg ervoor dat eerst een rapport is afgedrukt met alle te factureren bedragen. Controleer dit heel zorgvuldig voordat een factuurrun wordt aangemaakt. Het is namelijk niet mogelijk een eenmaal aangemaakte factuurrun ongedaan te maken. Als de gefactureerde bedragen niet zouden kloppen, moet dit voor alle leden handmatig te worden gecorrigeerd. De reden hiervoor is dat het intogolf onmogelijk is om eenmaal geboekte omzet te verwijderen.

maak facturen
Wanneer op de link "maak facturen" geklikt wordt, zal het systeem op identieke wijze als bij het afdrukken van het rapport alle te factureren omzet verzamelen en per klant gaan boeken. Vervolgens wordt per klant een factuur aangemaakt in het systeem. Dit zal voor maximaal 100 klanten worden gedaan, om het risico van handmatig corrigeren te beperken en de factuurbestanden hanteerbaar te houden. Wanneer de omzet is geboekt en de facturen zijn aangemaakt, zal het systeem de factuurdocumenten aanmaken. Deze worden tot 1 rtf-document samengevoegd en kunnen worden afgedrukt op de eigen computer.

Als eenmaal op de link "maak facturen" is er geen weg meer terug. Het is wel mogelijk van een eenmaal aangemaakte factuurrun opnieuw de factuurdocumenten op te vragen door op dezelfde link te klikken.

Andere artikelen...