relaties
professionals
Professionals worden in intogolf bewaard als een gewone relatie. De NAW gegevens van een pro kunnen dus zowel bij onderhouden klantgegevens ans bij onderhouden professionals worden gewijzigd. Een relatie wordt door intogolf als een professional gezien wanneer bij onderhouden professionals een status wordt ingevoerd, zoals a-status, b-status of aspirant pro.
zoeken
Door iets te typen in de velden boven de kolommen kan in de lijst met professionals worden gezocht. Wanneer je bijvoorbeeld H. van der Kolk zoekt, typ je in het veld boven de kolom naam bijvoorbeeld "kol" en je drukt op Enter.
Je kunt op deze manier zoeken op naam, woonplaats en op telefoonnummer. Je kunt deze zoekvelden ook met elkaar combineren.
werking window
Door op een regel te klikken kan de betreffende professional worden gewijzigd. Hiertoe wordt een nieuw window geopend, waarin alle gegevens worden getoond en waar deze eventueel gewijzigd kunnen worden.
Om een nieuwe professional aan te maken klik je op het plus-teken.
Om een bestaande professional te verwijderen klik je op het min-teken. Alhoewel je hier natuurlijk voorzichtig mee moet zijn, gaan de boekingen en afspraken van de professional niet verloren.
algemene gegevens
Aan een professional kan een medewerker worden gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat wanneer de medewerker inlogt, intogolf weet dat hij/zij tegelijkertijd een professional is. Hiervoor kunnen speciale autorisaties worden gebruikt (zie verderop).
Bij iedere pro moet minimaal de achternaam, voornaam, adres en telefoonnumer of email adres zijn opgegeven. Bij personen worden de naam, de voorletters of de voornaam en de tussenvoegsels apart opgegeven. H. van der Ploeg wordt dus als volgt ingevoerd:
achternaam: Ploeg
voornaam: H.
tussenvoegsels: van der
Bij personen bepaalt de titel meteen of de relatie een man of een vrouw is. Wanneer familie als aanhef voor brieven moet worden gebruikt, is er daarom de keuze tussen fam(m) en fam(v).
adres
Het adres wordt onderverdeeld in 6 invoervelden. Er zijn 2 regels beschikbaar voor de straatnaam met het huisnummer (er is dus geen apart invoerveld voor huisnummer meer)
De woonplaats en de postcode worden wel apart ingevoerd. De postcode wordt zonder spaties en achter de woonplaats ingevuld, maar op de brief komt het vanzelf allemaal netjes te staan.
De staat/provincie is alleen bedoeld voor buitenlandse relaties. Het land bepaald tenslotte hoe het adres straks op brieven wordt vermeld.
verplichte velden
In het invoerscherm moet niet alleen de naam verplicht worden ingevuld. Ook het telefoonnummer en het adres zijn nodig om de professional toe te kunnen voegen of de gegevens te kunnen bewaren. Om precies te zijn: de achternaam, voornaam, adres, woonplaats en 1 van de 3 telefoonnummers of het email adres.
centraal adressenbestand (koppelen)
Wanneer een nieuwe pro wordt ingevoerd, zal het systeem tijdens het typen controleren of de gegevens misschien al bekend zijn in het centrale adressenbestand. Zodra een relatie wordt gevonden, wordt een window getoond, waarin de resultaten van de zoekactie worden getoond. Door op een relatie in dit window te klikken, worden de gegevens overgenomen en wordt de nieuw ingevoerde professional gekoppeld aan de centrale relatie.
centraal adressenbestand (wijzigen)
Telkens als nu een wijziging van de gegevens van de professional wordt doorgevoerd, worden alle gekoppelde relaties bij alle golfbanen ook gewijzigd.
centraal adressenbestand (zorgvuldigheid)
Maar dit kan ook verkeerd uitpakken, wanneer golfbanen hier niet zorgvuldig mee omgaan. Wanneer een relatie id gekoppeld aan een centrale relatie veranderd en te veel gegevens zijn veranderd (bijvoorbeeld zowel voornaam als geboortedatum) gaat het systeem er vanuit dat een andere relatie wordt bedoeld en wordt de koppeling met het centrale adressenbestand losgelaten, zodat de gegevens niet bij alle andere golfbanen meeveranderen. Ondanks deze veiligheidsmaatregel kan het nog steeds voorkomen dat een verkeerde wijziging ook bij andere golfbanen wordt doorgevoerd. Het is dus belangrijk dat iedere golfbaan zorgvuldig met het relatiebestand omgaat:
- vul altijd zo veel mogelijk gegevens van een relatie in (adres, geboortedatum, ngf nummer, emailadres, enz.)
- controleer altijd geboortedatum, ngf nummer en telefoonnummer(s);
- verander niet de naam van een bestaande relatie omdat eigenlijk een andere persoon wordt bedoeld.
autorisaties
De gegevens en beschikbaarheid van een professional worden ingevoerd als onderdeel van een bepaald bedrijf en binnen dit bedrijf gelden autorisaties. Maar professionals geven vaak les op golfbanen waarvan de medewerkers tot een ander bedrijf behoren en andere autorisaties hebben. Er zijn daarom een aantal extra instellingen nodig om hier goed mee om te kunnen gaan.
pro kan eigen agenda altijd wijzigen: Dit zorgt ervoor dat wanneer een professional niet de autorisatie heeft om lesagendas te wijzigen, hij/zij toch in de eigen agenda kan werken. Hiermee kan worden gezorgd dat iedere professional alleen in zijn/haar eigen agenda mag werken.
leslocatie mag agenda van pro wijzigen: Wanneer de pro op een andere locatie les geeft, wordt de lesagenda voor die dag automatisch zichtbaar voor de medewerkers van het bedrijf behorend bij de locatie. Door hier een vinkje te zetten kunnen de medewerkers ook boekingen maken en wijzigen voor die dag.
persoonlijke agenda
Afspraken kunnen automatisch worden gekopieerd naar de persoonlijke agenda van de pro. De functie kan worden ingeschakeld door een vinkje te zetten achter "afspraken koppelen met persoonlijke agenda". Wanneer dan een afspraak wordt ingevoerd bij de beschikbaarheid, en er ook een omschrijving wordt ingevuld, zal de afspraak ook in de persoonlijke agenda verschijnen. Andersom zullen ook de afspraken uit de persoonlijke agenda bij de beschibaarheid van de pro terecht komen.
Afspraken die worden gemaakt buiten de periodes dat les wordt gegeven worden ook als afspraak bij de beschikbaarheid opgenomen. Dit is nodig zodat wanneer de lesuren worden gewijzigd, de afspraak op de lesagenda wordt getoond. De afspraken die buiten de lestijden vallen worden niet getoond in de lesagenda.
inactief maken
Als een professional uit dienst gaat of stopt met les geven, kun je deze verwijderen. De historie blijft weliswaar bewaard, maar je kunt deze alleen opvragen door de lessen van alle professionals op te vragen. De verwijderde pro komt niet meer voor in het keuze lijstje. Beter is het om de pro op inactief te zetten. Dit kun je doen door bij vergunning, de waarde te veranderen in incatief. Alle functies blijvennu gewoon werken, alleen de pro wordt niet meer in de lesagenda getoond.
Andere artikelen...