flight
Iedere individuele boeking wordt in het systeem ingevoerd als een flight. Een flight bestaat uit maximaal 4 golfers die 9 of 18 holes spelen. Je kunt een flight boeken door in het window "baanplanning" op een lege regel te klikken. Een bestaande flight kun je openen door hierop te klikken in het window "baanplanning".
beschikbaarheid
Zodra je op een regel klikt, zal het systeem meteen een (nog lege) boeking aanmaken voor het maximum aantal spelers. Hierdoor is het niet mogelijk dat iemand anders dezelfde tijd zal boeken. Pas bij het sluiten van het window worden de eventueel te veel geboekte lege spelers weer verwijderd en wordt de flight op de juiste manier in de baanplanning getoond.
flightgegevens
Bovenin het window worden de datum van spelen en daarnaast de datum en tijd waarop de boeking is gemaakt getoond. Let op dat alle reserveringen die met dit scherm worden gemaakt worden aangeduid als "telefonische reservering", terwijl hier ook boekingen bij kunnen zitten die niet telefonisch, maar ter plaatse aan de receptie zijn doorgegeven.
Het systeem werkt altijd met baanlussen van 9 holes. Ook bij een baan die slechts uit 9 holes bestaat en ook bij banen waar de baan niet is opgedeeld in lussen. De 1e baanlus en de starttijd worden bepaald door de kolom en de regel in de baanplanning waarop is geklikt. Eventueel kan de 1e baanlus of de starttijd worden gewijzigd.
De 2e baanlus en de doorkomsttijd worden bepaald door de ingestelde lusvolgorde en de speelduur van de 1e baanlus. Als de 2e baanlus op "..." wordt ingesteld, zal de flight slechts 9 holes spelen. De doorkomsttijd kan eventueel worden gewijzigd. Bijvoorbeeld wanneer de spelers naar verwachting sneller door de baan zullen lopen of wanneer men tussendoor van een pauze wil genieten. In dit laatste geval zal het systeem eventueel gebruik maken van het tarief "18 holes met pauze" indien dit is ingevoerd.
additionele flightgegevens
Wanneer is ingesteld dat het systeem automatisch de baanplaning moet optimaliseren, kan dit voor deze flight worden uitgeschakeld door een vinkje te zetten bij "starttijd schuift niet".
Wanneer is ingesteld dat flights moeten worden samengevoegd tot de maximum flightgrootte, kan dit voor deze flight worden uitgeschakeld door een vinkje te zetten bij "niet bijvoegen".
In het grote tekstveld kan een notitie worden ingevoerd die gelezen zal worden door iedere medewerker die de flight opent. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om extra wensen te noteren, waarmee rekening moet worden gehouden bij het aanmelden.
Achter "hotel" kan eventueel een hotel worden geselecteerd, wanneer door de golfbaan een hotelkamer moet worden gereserveerd bij een nabijgelegen hotel.
Achter "restaurant" kan eventueel een restaurant worden geselecteerd, wanneer door de golfbaan een tafel moet worden gereserveerd bij een nabijgelegen restaurant.
Achter "in optie tot" kan eventueel een datum worden ingevoerd, indien de boeking nog niet definitief is. Zodra de boeking definitief is moet deze datum worden verwijderd.
Het aantal spelers wordt automatisch gevuld doordat in de 4 regels namen van spelers worden ingevoerd. Het is ook mogelijk een boeking voor meer dan 4 spelers te maken door het aantal (bijvoorbeeld 20) hier in te vullen. Alleen de naam van de 1e speler (hoofdboeker) blijft dan staan. Het systeem zal automatisch voldoende starttijden achter elkaar blokkeren.
Achter "agent" kan eventueel een agent worden geselecteerd, wanneer de boeking via een agent is gemaakt.
Bij "creditcard" kan het nummer van een credit card als garantie voor de boeking worden opgegeven. Onder dit invoerveld kan de vervaldatum en de code op de achterkant van de kaart worden ingevoerd.
Bij "extra kosten" kan een bedrag worden ingevoerd dat bijvoorbeeld door klant moet worden afgerekend voor de hotelreservering of voor andere producten die worden afgenomen. Het bedrag dat hier wordt ingevuld is echter uitsluitend ter info en wordt niet geboekt als omzet.
spelers
De namen van de spelers (max. 4) worden onder elkaar getoond. Door een deel van de achternaam (zonder voorletters en zonder tussenvoegsel zoals "van der") in te typen en op "Enter" of "Tab" te drukken wordt onderaan een lijst getoond van alle geregistreerde relaties waarvan de achternaam met de ingetypte letters begint. Door op een regel te klikken wordt de relatie geselecteerd en worden de gegevens ingevuld op de plaats van de speler. Door ook een andere regel aan te klikken wordt ook de 2e speler ingevuld, enz. Dit is handig wanneer bijvoorbeeld familieleden samen spelen. De kans is groot dat beiden in de lijst getoond worden.
Het is ook mogelijk geen keuze te maken uit de getoonde lijst door gewoonweg niet in de lijst te klikken. Op deze manier kan een eenmalige greenfeespeler worden ingevoerd die niet bekend is in het systeem.
Bij een bekende speler wordt rechts onderin een overzicht getoond van de gegevens van de golfer. Hiertoe behoren adres, telefoonnummer, email, pasfoto en speelhistorie. Door op een regel in de speelhistorie te klikken, worden in 1 keer alle gegevens van de aangeklikte flight overgenomen. Dit is handig wanneer men vaker met dezelfde personen speelt en voorkomt dat telkens opnieuw de namen van de medespelers moeten worden ingevoerd.
Door een lidcode in te typen kan op dezelfde manier worden gezocht in het relatiebestand als bij het intypen van de naam.
Het telefoonnummer wordt overgenomen uit de relatiegegevens. Bij een onbekende speler is het verstandig dit nummer handmatig in te vullen.
Bij extra info kunnen aanvullende gegevens worden ingevoerd, zoals een creditcard nummer of code van een externe kortingspas (bijv. een personeelskaart van een bedrijf).
De EGA-handicap wordt overgenomen uit de relatiegegevens en kan evt. worden gewijzigd. Indien is opgegeven dat een minimum handicap vereist is, kan hierop alleen worden gecontroleerd als de handicaps zijn ingevuld.
Het tarief wordt automatisch overgenomen uit de gegevens van de relatie of (als deze niet zijn ingevuld) uit het standaard tarief. Eventueel kan dit tarief worden gewijzigd. Er kan alleen worden gekozen uit tarieven die voor de speeldatum, de starttijd, de baanlus, het aantal holes, het aantal spelers en de spelerscategorie geldig zijn.
Eventueel kan een korting worden toegekend. Er kan alleen worden gekozen uit kortingen die voor de speeldatum, de starttijd, de baanlus, het aantal holes, het aantal spelers, het basistarief en de spelerscategorie geldig zijn.
scorekaart/aanmelden
Door onder de lijst met spelers een selectie te maken in de listbox "scorekaart" kunnen 1 of meerdere spelers worden aangemeld en worden de scorekaarten en/of vouchers afgedrukt. Door een selectie te maken in de listbox "aanmelden" worden de spelers aangemeld zonder een kaart of voucher af te drukken.
Aanmelden of printen van scorekaarten is alleen mogelijk voor flights die vandaag starten of in het verleden zijn gestart. Vooraf aanmelden van flights is dus niet mogelijk.
Wanneer een speler is aangemeld, kunnen de gegevens van deze speler niet meer worden gewijzigd. Wanneer 1 of meerdere spelers zijn aangemeld, kunnen ook de algemene gegevens van de flight (starttijden en baanlussen) niet meer worden gewijzigd. Ook het annuleren van een reeds aangemelde flight is niet meer mogelijk.
Een aanmelding kan ongedaan worden gemaakt door een selectie te maken in de listbox "annuleer aanmelding". Hierna kunnen de gegevens weer worden gewijzigd.
qualifying scorekaart
Door onder de lijst met spelers een selectie te maken in de listbox "scorekaart" kan voor een speler een qualifying scorekaart worden afgedrukt. De speler wordt aangemeld en de kaart en evt. het voucher wordt afgedrukt. Dit is echter niet meer terug te draaien! Wanneer eenmaal een qualifying kaart is uitgereikt, kan deze niet meer worden teruggenomen en is het dus ook onmogelijk om de flight nog te wijzigen.
omzetregistratie
Wanneer een kassa wordt gebruikt zal bij het aanmelden, of ongedaan maken van een aanmelding, het kassavenster worden gevuld met de te boeken omzet. Wanneer geen kassa wordt gebruikt, kan het systeem toch omzet registreren. Hiervoor is het volgende nodig:
- een omzetgroep waarbij is aangegeven dat deze gebruikt moet worden voor greenfee (als dit nog niet was gebeurd, moet worden gecontroleerd of voor iedere prijs een artikel bestaat).
- voor iedere greenfeeprijs/korting wordt automatisch een apart artikel aangemaakt bij het wijzigen of invoeren van de prijs.
- een btwgroep waarbij is aangegeven dat deze gebruikt moet worden voor greenfee
- een betaalmiddel waarbij is aangegeven dat deze als standaard gebruikt moet worden
- indien gewenst moet bij de prijzen van de verhuuritems worden aangegeven dat de omzet op een bepaald artikel moet worden geboekt.
De omzet wordt nu automatisch geboekt en er wordt van uitgegaan dat de omzet is betaald met het standaard betaalmiddel.
annuleren van een speler
Wanneer de naam van een speler wordt weggehaald (met de delete toets of de backspace toets), zal bij het sluiten van het window een selectiewindow worden getoond waarin de reden van annuleren van de speler kan worden gekozen. Wanneer geen keuze wordt gemaakt, zal het systeem de reden "test reservering" gebruiken om de speler te annuleren.
annuleren van alle spelers
Wanneer alle spelersnamen worden verwijderd, zal ook de flight zelf worden geannuleerd. Het systeem zal hiervoor altijd de onderste annuleringsreden in de lijst met redenen kiezen die is gebruikt voor het annuleren van de spelers. (voorbeeld: Speler 1 is geannuleerd met als reden "weersomstandigheden" en speler 2 met de reden "afgemeld (te laat)". De flight wordt nu geannuleerd met als reden "afgemeld (te laat)". Bij speler 1 blijft overigens als reden "weersomstandigheden" van kracht.)
annuleren van een flight
Een flight kan worden geannuleerd door deze te openen en rechts bovenin te kiezen voor "annuleren". Het window wordt nu gesloten en een selectiewindow met alle annuleringsredenen wordt getoond. Door een regel aan te klikken zal de flight worden geannuleerd. Het is niet mogelijk een flight te annuleren waarvan 1 of meerdere spelers zijn aangemeld.
starttijd in gebruik
Het kan soms voorkomen dat bij het openen van een flight of het boeken van een nieuwe starttijd de melding verschijnt: "de starttijd is in gebruik op:
Andere artikelen...