goederen ontvangsten
Om de voorraden in de winkel en eventueel de keuken aan te vullen, moeten van tijd tot tijd nieuwe aanleveringen worden besteld. Deze bestellingen kunnen hier worden ingevoerd. De voorraad wordt echter niet eerder bijgevuld dan wanneer de goederen als ontvangen worden aangemerkt.
financiële mutaties
Bij het invoeren van een inkooporder, ontvangen van goederen en het ontvangen van de inkoopfactuur kan het systeem een journaalpost maken. Deze journaalpost kan vervolgens worden doorgeboekt naar de financiële administratie. Bij het wijzigen van bijvoorbeeld een inkooporder, wordt ook de financiële mutatie gewijzigd. Het verschil tussen de oorspronkelijke boeking en de nieuwe inkooporder wordt berekend en als nieuwe journaalpost geboekt. De financiële mutatie wordt pas gemaakt wanneer de (gewijzigde) inkooporder wordt gefiatteerd.
selectiewindow
In het selectiewindow kan een overzicht worden getoond van de ingevoerde inkooporders. Door de selectiecriteria bovenin het window te wijzigen kan de lijst worden ingekort. Als op een regel wordt geklikt, wordt een nieuw venster geopend met de detailgegevens van de inkooporder.
ordergegevens
Het referentienummer kan worden gebruikt om een eigen intern ordernummer aan de inkooporder te geven.
De leverancier moet worden gekozen uit een selectiewindow. Wanneer een order wordt geplaatst bij nieuwe leverancier, moeten de gegevens van deze leverancier eerst worden ingevoerd bij de functie "klantgegevens onderhouden", omdat alle relaties in het systeem als klant worden beschouwd.
Wanneer de leverancier een bepaald referentienummer doorgeeft voor de order, kan dit nummer worden vastgelegd voor toekomstige communicatie.
Het systeem houdt 3 data bij: de datum waarop de order is geplaatst, de datum waarop de levering wordt verwacht en de datum waarop een eerste levering is ontvangen. Deze laatste datum geeft dus niet aan wanneer de volledige order is ontvangen. het kan zijn dat meerdere deelleveringen nodig zijn.
Wanneer verzendkosten of wellicht een overall korting wordt afgesproken kan het bedrag hiervan worden ingevuld.
bestelde artikelen
Op het scherm met de ordergegevens wordt een overzicht getoond van de bestelde artikelen. Door op een regel te klikken worden de details hiervan getoond en kan de regel worden aangepast.
Het artikel moet worden geselecteerd uit de lijst met artikelen. Standaard worden hier alleen de artikelen getoond die bij de betreffende leverancier worden besteld. Door op de tekst "alle artikelen..." te klikken worden ook artiklen van andere leveranciers getoond.
Er worden echter altijd alleen artikelen getoond waarbij is aangevinkt dat deze kunnen owrden ingekocht.
Wanneer bij het artikel is aangegeven dat bijvoorbeeld de maat of de kleur kan worden opgegeven, kan dat worden geselecteerd.
Wanneer het artikelnummer van de leverancier wordt ingevuld, zal dit worden bewaard in de gegvens van het artikel zodat het de volgende keer meteen bekend is.
In het veld "extra gegvens" kan bijvoorbeeld de naam van de klant worden ingevuld waarvoor het artikel is besteld.
Wanneer het aantal verpakkingen wordt ingevuld, zal automatisch het aantal stuks worden berekend en andersom. Hierbij wordt uitgegaan van de verpakkingsgrootte die bij de gegvens van het artikel is ingevuld.
De inkoopprijs die wordt ingevuld is altijd de prijs per eenheid, dus niet per verpakking. De ingevoerde prijs wordt bewaard in de gegevens van het artikel voor de volgende keer.
fiattering van inkooporders
Per medewerker kan een maximum bedrag voor inkooporders worden ingesteld, bij de gegevens van de medewerker. Als dit bedrag wordt overschreden, zal de inkooporder apart moeten worden gefiatteerd door iemand waarbij de limiet hoger is ingesteld, of iemand die helemaal geen limiet heeft.
Bij een eenmaal geautoriseerde order wordt de autorisatie verwijderd, zodra iets wordt gewijzigd.
Wanneer de medewerker voldoende autorisatie heeft, zal de order automatisch worden gefiatteerd tijdens het invoeren.
orderstatus
Zowel de orderregels als de order hebben een status. Dit kan zijn: openstaand, deels geleverd en geleverd. De status wordt volledig automatisch aangepast.
werking window
Door op een regel te klikken in het selectiewindow kunnen de gegevens worden gewijzigd.
Om een nieuwe regel aan te maken klik je op het plus-teken.
Om een bestaande regel te verwijderen klik je op het min-teken.
Als je geen keuze wilt maken kun je het window ook sluiten door op het kruisje te klikken.
Andere artikelen...