agenda

In intogolf is een uitgebreide functie aanwezig voor het bijhouden van agenda's. Deze kan echter ook worden gebruikt voor het vastleggen van contacten met een klant, notities, berichten voor andere medewerkers, enz. De berichten en afspaken zijn te benaderen via 2 agenda functies in het menu. Bij het aanmelden in intogolf, zal het systeem de agenda van de medewerker voor die dag meteen tonen.

getoonde regels
In de bovenste helft worden alle agendaregels getoond die aan de geselecteerde datum zijn gekoppeld. Dit is de agenda voor die dag. Hieronder staan alle regels waaraan geen datum of tijd is gekoppeld, dit is de actielijst. Deze regels zijn gesorteerd op prioriteit en daarbinnen op volgorde van invoer.

automatisch agenda tonen
Bij het aanmelden zal intogolf kijken of er voor de medewerker berichten zijn die de status "openstaand" hebben (ongeacht de datum). Als er regels worden gevonden gaat het systeem er vanuit dat de agendafunctie gebruikt wordt en zal altijd de agenda voor die dag tonen. Wanneer dit niet gewenst is, kun je alle nog openstaande berichten (ook die in het verleden) als status "afgehandeld" geven. Intogolf zal nu geen agenda meer tonen bij het aanmelden.

regels wijzigen, verwijderen en toevoegen
Door op een regel te klikken, worden de detailgegevens van het bericht getoond en kunnen deze eventueel worden gewijzigd. Door op een lege tijd te klikken kan een nieuwe afspraak worden ingevoerd. Door op het "-" teken achter een regel te klikken kan de regel worden verwijderd. Let op dat dit iets anders is dan een bericht de status "afgehandeld" meegeven. In het eerste geval kan het bericht niet meer worden teruggezocht en in het tweede geval (de juiste manier) wel. Onderaan het window is een "+" knop te vinden, waarmee ook een nieuw bericht kan worden toegevoegd.

agenda professionals
Professionals kunnen hun persoonlijke afspraken automatisch laten kopiëren naar hun lesagenda. De functie kan worden ingeschakeld bij de gegevens van de professional. Wanneer dan een afspraak wordt ingevoerd, zal de afspraak ook in de lesagenda verschijnen. Ook andersom zullen afspraken die zijn ingegeven bij de beschikbaarheid van de professional in de persoonlijke agenda terecht komen.
Ook afspraken die worden gemaakt buiten de periodes dat les wordt gegeven worden als afspraak bij de beschikbaarheid opgenomen. Dit is nodig zodat wanneer de lesuren worden gewijzigd, de afspraak op de lesagenda wordt getoond. De afspraken die buiten de lestijden vallen worden niet getoond in de lesagenda.
Let op: Bij het maken van afspraken wordt niet gecontroleerd of op dat moment wellicht een les geboekt is. De professional moet hier zelf rekening mee houden bij het maken van afspraken.

Andere artikelen...