agenda item of bericht

In intogolf is een uitgebreide functie aanwezig voor het bijhouden van agendas. Deze kan echter ook worden gebruikt voor het vastleggen van contacten met een klant, notities, berichten voor andere medewerkers, enz. In dit huidige scherm kan een nieuw bericht worden ingevoerd of een bestaand bericht worden gewijzigd en kunnen bijlagen zoals plaatjes of documenten worden toegevoegd.

klant
Een bericht kan gekoppeld worden aan een klant. Hierdoor zal het bericht, de afspraak of de bespreking ook via de historie van deze klant opvraagbaar zijn.

medewerker
De medewerker die hier wordt ingevuld hoeft niet de medewerker te zijn die het bericht invoert, maar degene waarvoor het bericht bestemd is.

soort bericht
Afhankelijk van het soort bericht worden de invoervelden voor datum, tijd en prioriteit aan of uit geschakeld. Bij een afspraak hoort bijvoorbeeld wel een datum en tijd, maar geen prioriteit. Bij een actiepunt hoort juist wel een prioriteit. Bij het type "overig" worden alle velden aangezet.

datum en tijd
De datum en tijd die kan worden ingevuld zijn de datum en tijd waarop de afspraak plaats zal vinden of wanneer de benodigde actie uitgevoerd moet worden. Dus niet de datum en tijd waarop het bericht is ingevoerd. Bij een besprekingsverslag kan uiteraard wel de datum en tijd van de bespreking worden opgegeven.

categorie
Er zijn 3 invoervelden beschikbaar om eigen indelingen van berichten te maken. Voorbeelden zijn een indeling naar soort product (wedstrijd, vergadering, bedrijfslidmaatschap) of naar afdeling. De eerste 2 velden moeten vooraf worden gedefinieerd, terwijl de 3e een vrij veld is waarin een tekst of code kan worden ingevoerd.

status
De status van een bericht is normaliter openstaand en wanneer het bericht is afgehandeld, kan deze op afgehandeld worden ingesteld. Het komt soms voor dat een bericht wordt achterhaald door een bepaalde gebeurtenis of gewoon door de tijd. In dit geval kan het bericht op "niet meer relevant" worden ingesteld. Wanneer meer informatie moet worden vastgelegd over het afhandelen van een bericht, kan dit het beste gebeuren door een nieuw bericht hieraan toe te voegen. Dit doe je door voor de optie "afhandelen met nieuw bericht" of "afhandelen met nieuw bericht (gedeeltelijk)" te kiezen. De status wordt nu veranderd en er wordt meteen een nieuw bericht aangemaakt en geopend in het huidige scherm, waarin de benodigde informatie kan worden vastgelegd.

voorgaand bericht
Wanneer het geopende bericht een opvolging is van een eerder bericht, zal dit bovenin het scherm worden getoond. Dit gebeurt wanneer bij het voorgaande bericht bij status (rechts bovenin) voor de optie "afhandelen met nieuw bericht" of "afhandelen met nieuw bericht (gedeeltelijk)" wordt gekozen.

bijlagen
Onderin het window worden eventuele bijlagen getoond. Dit kunnen afbeeldingen zijn of documenten. Door op een regel te klikken kan de bijlage worden geopend. Door op de "+" knop onderin het window te klikken kan een bijlage worden toegevoegd.

agenda professionals
Professionals kunnen hun persoonlijke afspraken automatisch laten kopiëren naar hun lesagenda. De functie kan worden ingeschakeld bij de gegevens van de professional. Wanneer dan een afspraak wordt ingevoerd, zal de afspraak ook in de lesagenda verschijnen. Ook andersom zullen afspraken die zijn ingegeven bij de beschikbaarheid van de professional in de persoonlijke agenda terecht komen.
Ook afspraken die worden gemaakt buiten de periodes dat les wordt gegeven worden als afspraak bij de beschikbaarheid opgenomen. Dit is nodig zodat wanneer de lesuren worden gewijzigd, de afspraak op de lesagenda wordt getoond. De afspraken die buiten de lestijden vallen worden niet getoond in de lesagenda.
Let op: Bij het maken van afspraken wordt niet gecontroleerd of op dat moment wellicht een les geboekt is. De professional moet hier zelf rekening mee houden bij het maken van afspraken.

Andere artikelen...