artikelen

Alle producten die worden verkocht of worden ingekocht moeten worden gedefinieerd als artikelen. Artikelen worden gebruikt om verkopen te registreren op de kassa, om bestellingen bij leveranciers te doen, voorraad bij te houden en om greenfee te registreren.

greenfee
Aan iedere prijs binnen een greenfeedefinitie of greenfeekorting (9 holes, 18 holes. wintergreeens, twilighttarief, enz.) wordt een artikel gekoppeld. Wanneer nu een speler wordt aangemeld, zal het systeem de omzet registreren op het gekoppelde artikel of dit artikel doorsturen naar de kassa. De prijs van de greenfee wordt bepaald door hetgeen bij de greenfee is gedefinieerd en is onafhankelijk van de eventuele prijs die bij het artikel is opgegeven. Hetzelfde geldt voor kortingen. Vandaar dat wanneer de gegevens van een artikel die aan een greenfeeprijs zijn gekoppeld, worden opgevraagd, het scherm verkleind wordt, zodat alleen de naam van het artikel, de btw groep en de omzetgroep worden getoond.

inkoopartikel
Niet ieder artikel dat wordt ingekocht, wordt op dezelfde manier verkocht. Denk bijvoorbeeld aan een broodje kaas. Er wordt kaas ingekocht en losse broodjes. Dit zijn artikelen die niet rechtstreeks worden verkocht, maar als ingrediënten dienen voor het uiteindelijke product. Van alle artikelen waarvan het vinkje bij kan worden ingekocht aan staat zal het systeem de voorraad bijhouden. Bij artikelen waar dit vinkje uitstaat, kan een samenstelling worden opgegeven.

verkoopartikel
Het broodje kaas uit het vorige voorbeeld kan niet worden ingekocht, maar wordt wel verkocht. Dit is dus een verkoopartikel. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor een greenfee. Van deze artikelen zal geen voorraad worden bijgehouden omdat het vinkje bij kan worden ingekocht niet aan staat. De meeste verkoopartikelen zijn tevens inkoopartikel. Voorbeelden hiervan zijn truien, schoenen, bier, cola, koffie, enz. Wanneer het vinkje bij kan worden ingekocht uitstaat, kan een samenstelling worden opgegeven. Hiermee kunnen dan samenstelde artikelen worden gedefinieerd (zoals een greenfeearrangement, bestaat uit greenfee en een lunch) of kan worden aangegeven hoe het artikel gemaakt wordt (bijv. broodje kaas, bestaat uit een broodje en een plak kaas))

samengestelde artikelen
In het selectiewindow wordt bij alle artikelen die geen inkoopartikel zijn de tekst samenstelling aangegeven. Een artikel dat niet rechtstreeks kan worden ingekocht wordt immers zelf gemaakt. Door op de tekst te klikken wordt het window met de samenstelling van het artikel getoond. Het is mogelijk een verkoopartikel samen te stellen uit andere verkoopartikelen (bijvoorbeeld bij een greenfeearrangement dat uit golfen en een lunch bestaat) of een artikel samen te stellen uit artikelen die kunnen worden ingekocht. In dit laatste geval heeft de samenstelling de functie van een receptuur (bijv. een broodje kaas bestaat uit een broodje en uit kaas, maar deze artikelen worden zelf niet los verkocht). Bij samengestelde artikelen zal het invoerscherm worden verkleind zodat de inkoopgegevens niet meer worden getoond.

artikelgegevens
De omzetgroep vormt de belangrijkste indeling van artikelen en bepaald waar de omzet van dit artikel terecht komt. Ieder artikel behoort tot een omzetgroep, ook inkoopartikelen die helemaal niet verkocht kunnen worden. Het is aan te raden hiervoor een aparte groep te maken.

De korte naam van het artikel wordt gebruikt op sommige overzichten en op de toetsen van de kassa.

De plu code kan worden gebruikt om het artikel onder een nummer terug te kunnen vinden op de kassa. Het wordt tevens gebruikt om de artikelen te sorteren op lijsten. Zorg ervoor dat alle plucode dezelfde lengte hebben. Wanneer de intogolf kassa wordt gebruikt, zal het systeem automatisch het artikel opzoeken zodra het laatste cijfer van de plucode is ingetypt. Stel nu dat alle plu codes 4 cijfers lang zijn, maar er is 1 artikel warvan de code 10 cijfers langis. In dat geval zullen bij elk artikel, dat met behulp van de plu code wordt geboekt, 10 cijfers moeten worden ingetoetst. Deze uniforme lengte geldt voor alle artikelen van een bedrijf of groep van bedrijven.

De scancode maakt dat het artikel kan worden aangeslagen op de kassa met behulp van bijvoorbeeld een barcodescanner. Een scancode van maximaal 9 cijfers zal automatisch worden aangevuld met 2x2 cijfers van de maat/kleur (indien dit is opgegeven), zodat de kassa automatisch de juiste maat schoen of de juiste kleur trui aanslaat en van de voorraad afboekt. Bij het toevoegen van een nieuw artikel zal het systeem zelf een scancode genereren. Deze code kan eventueel worden overschreven.

eenheden
De eenheid voor verkoop geeft aan in welke eenheid het artikel wordt verkocht en de eenheid voor inkoop in welke eenheid het wordt ingekocht. Het systeem kan hiermee echter niet rekenen, daarom moet het aantal kleinste eenheden worden ingevuld dat in de verkoop- en inkoopverpakking zit. Dit is de eenheid waarin het systeem de voorraad zal bijhouden. Dit is ook de eenheid waarmee het artikel in een samenstelling van een ander artikel kan worden opgenomen. Het is belangrijk dat deze kleinste eenheid niet verder deelbaar is, omdat anders problemen zullen ontstaan bij samenstellingen.
Let op:Het aantal kleinste eenheden per verpakking mag later niet meer gewijzigd worden (tenzij een inventarisatie wordt gedaan) omdat in dan voorraadverschillen ontstaan !!!
Voorbeeld:
Lakeballs worden verkocht per 10 stuk en ingekocht per 1000 stuks. Hoeveelheid per eenheid voor inkoop: 1000, hoeveelheid per eenheid voor verkoop: 10. Het is ook mogelijk 100 en 1 te gebruiken, maar dan kan kunnen de ballen nooit meer per 5 stuks of 25 stuks worden verkocht.
Golfballen worden verkocht per doosje van 3 stuks en ingekocht per 24 doosjes. Hoeveelheid per eenheid voor inkoop: 72, hoeveelheid per eenheid voor verkoop: 3.
Koffie wordt ingekocht per pak van 1 kg. en verkocht per kopje. Er gaan 350 kopjes uit 1 pak koffie. Hoeveelheid per eenheid voor inkoop: 350, hoeveelheid per eenheid voor verkoop: 1.

1 inkoopartikel, meerdere verkoopartikelen
Stel dat de golfballen per stuk en per doosje van 3 stuks worden verkocht. Dit zijn 2 verschillende verkoopartikelen. Het doosje van 3 stuks is tevens inkoopartikel (verpakt per 24 doosjes van 3 = 72 stuks). De losse ballen worden als verkoopartikel ingevoerd. Vervolgens wordt bij voorraadsamenstelling opgegeven dat dit artikel bestaat uit het inkoop/verkoopartikel "doosje golfballen". Door bij de hoeveelheid 1 op te geven wordt de voorraad op de juiste manier bijgewerkt

prijzen
Een artikel heeft een standaard verkoopprijs, waarnaast de marge wordt aangegeven. Wanneer de prijs niet mag worden aangepast op de kassa en ook geen korting mag worden gegeven (overall korting kan nog wel) kan het vinkje worden aangezet. Door een bodemprijs in te vullen, mag het artikel nooit voor minder dan die bodemprijs worden verkocht.
De inkoopprijs kan worden ingevuld, maar wordt telkens overschreven wanneer een bestelling wordt gedaan. Het systeem houdt geen historie van inkoopprijzen bij en waardeert de voorraden altijd tegen deze "laatste" inkoopprijs en/of de verkoopprijs.

maat/kleur definitie
Wanneer schoenen in verschillende maten worden verkocht en het systeem moet de voorraad per maat bijhouden, kan vooraf een matentabel worden opgegeven. Bij de artikelgegevens kan de maattabel nu worden geselecteerd, zodat bij inkoop en bij verkoop altijd de maat moet worden ingegeven en de voorraad ook per maat wordt bijgehouden. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de kleur van een trui.

overige gegevens
Door een vinkje te zetten achter "naar keukenprinter" kan ervoor worden gezorgd dat telkens wanneer dit artikel op de kassa wordt geboekt een keukenbon wordt geprint op de printer bij de kok in de keuken. Behalve dit vinkje moet ook een layout zijn gedefinieerd voor de keukenbon. Er kunnen maximaal 3 keukenprinters worden gebruikt. Door 1 of meerdere vinkjes te zetten zal het artikel hierop worden afgedrukt zodra het op de kassa wordt aangeslagen.
Bij "toon prijs popupwindow" kan een vinkje worden gezet om ervoor te zorgen dat telkens wanneer het artikel wordt aangeslagen op de kassa, het systeem om de juiste verkoopprijs zal vragen.
Bij "voucher" kan een layout worden gekozen voor een voucher dat moet worden geprint wanneer dit artikel wordt verkocht via de kassa. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een betaalbewijs te printen voor de driving range of een tegoedbon voor een diner bij een golfarrangement.
Door het vinkje bij "actief" uit te zetten, zal het artikel niet meer op de kassa of in selectielijstjes verschijnen. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om zomerartikelen in de winter tijdelijk uit het assortiment te halen. Op voorraadlijsten en omzetlijsten wordt het artikel nog wel getoond mits er voorraad of omzet aanwezig is.

Het externe nummer wordt gebruikt om de koppeling met een externe kassa te verzorgen. Hier moet in dat geval het nummer worden ingevuld waaronder het artikel bekend is in de externe kassa.

spaarpunten en tegoedbonnen
Je kunt aangeven of dit artikel meetelt in het totaal bedrag bij de uitgifte van spaarpunten. Door het vinkje uit te zetten kun je ervoor zorgen dat bijvoorbeeld uitverkoop artikelen niet meetellen. Let op: dit werkt alleen voor spaarpunten die uitgegeven worden bij een bepaald besteed bedrag.
Andersom kun je ook aangeven of dit artikel kan worden betaald met gespaarde punten. Let op: dit werkt alleen bij spaarpunten die ingewisseld kunnen worden als geld.
Ook al staan de vnikjes aan, als hetzelfde vinkje in de omzetgroep niet is aangezet zullen de artikelen uit die omzetgroep niet meetellen of niet betaald kunnen worden. Zorg er dus altijd voor dat de vinkjes bij de omzetgroep aan staan.
Bij "geef spaarp./tegoed uit" kun je een spaarsysteem selecteren dat wordt uitgeven bij een bepaald artikel. Bijoorbeeld bij het uitgeven van kadobonnen is er een artikel "kadobon 25,--" dat verkocht kan worden. Bij dit artikel wordt aangegeven dat bij verkoop een tegoed wordt uitgegeven van het type "kadobon 25 euro". Als in de definitie van het spaarsysteem is aangegeven dat de tegoedbon 25 euro vertegenwoordigt kan hiermee elk artikel worden gekocht waarbij het vinkje "kan worden gekocht met spaarpunten" aan staat.
Bij "kan worden ingewisseld tegen" kan een spaarsysteem worden gekozen dat geruild kan worden tegen een bepaald artikel. Een voorbeeld is een tegoedbon voor een doosje ballen. Bij het artikel "doosje ballen" wordt dan dit spaarsysteem ingevuld.
Bij "min. aantal punten" kan worden ingevuld dat bijvoorbeeld minimaal 100 punten moeten worden ingewisseld om dit artikel te kopen of deels mee te betalen. Op dezelfde manier kan een max. aantal punten worden ingevuld. Hiermee kan bijvoorbeeld een boek over golf (dat normaal 19,95 kost) worden verkocht tegen 1000 punten (vertegenwoordigt bijv. 10 euro) en bijbetaling van 9,95.

regels wijzigen, verwijderen en toevoegen
Door op een regel in het selectiewindow te klikken, worden de detailgegevens getoond en kunnen deze eventueel worden gewijzigd. Door op het "-" teken achter een regel te klikken kan de regel worden verwijderd. Onderaan het selectiewindow is een "+" knop te vinden, waarmee een nieuwe regel kan worden toegevoegd.

Andere artikelen...