administraties

Per bedrijf maakt intogolf automatisch een administratie aan. Deze administratie wordt o.a. gebruikt bij het registreren van omzetten en facturen. Een administratie zorgt ervoor dat de financiële gegevens kunnen worden vastgelegd. Het is niet mogelijk meerdere administraties voor 1 bedrijf te voeren. Eventueel kunnen meerdere kostenplaatsen worden aangemaakt of kunnen meerdere bedrijven worden aangemaakt.

werking window
Door op een regel te klikken in het selectiewindow kan de betreffende administratie worden gewijzigd. Hiertoe wordt een nieuw window geopend "onderhouden administratie". Hierin kunnen de gegevens van de administratie worden gewijzigd.

factuurnummers
Wanneer een debiteuren factuur wordt aangemaakt zal intogolf altijd het laatste nummer opzoeken en dit ophogen. Door hier een beginnummer in the vullen (bijv. 201000000) zal vanaf dit nummer worden doorgenummerd. Maar let op, als er al een hoger factuurnummer aanwezig is, heeft deze instelling geen effect.

debiteurnummers
Hoewel het uitgeven van deiteuren nummers eigenlijk een taak van de financiele administratie is, kan intogolf worden gebruikt om unieke debiteuren nummers uit te geven. Doorhet vinkje aan te zetten en eventueel een beginnummer in te voeren, zal intogolf vanaf dat moment alle nieuw ingevoerde klanten een nummer geven. Ook bestaande klanten zonder nummer krijgen een debiteuren nummer toegewezen, zodra hun gegevens worden opgevraagd en op het vinkje (bewaren wijzigingen) wordt geklikt. Bij het uitgeven van een debiteuren nummer kijkt intogolf eerst naar het hier ingevoerde minimum nummer. Vervolgens wordt het hoogst voorkomende debiteuren nummer opgezocht en de hoogste waarde van deze 2 wordt gebruikt om een volgend nummer uit te geven. Als je dus al debiteuren nummers in het systeem hebt staan die hoger zijn dan hetgeen hier bij de administratiegegevens wordt ingevoerd, zal intogolf altijd vanaf dat reeds bestaande hoge nummer doortellen.

nummer/code
Het nummer van de administratie zoals deze bekend is in het externe financiële systeem.

dagboeken
Intogolf maakt zelf finacniële mutaties aan wanneer bijvoorbeeld omzet wordt geregistreerd. Deze mutaties worden gedaan in een dagboek. Het is aan te raden voor ieder type mutatie een apart dagboek te gebruiken. Er kunnen alleen dagboeken worden geselecteerd waarbij een standaard tegenrekening is opgegeven. Hieronder volgt een invulvoorbeeld.

grootboek rekeningen
Wanneer een financiele administratie wordt gekoppeld, zal intogolf journaalposten aanmaken. Hiervoor zijn grootboektekeningen en eventueel kostenplaatsen en kostendragers nodig. Deze stamgegevens dienen vooraf te worden aangemaakt bij de menu onderdelen grootboek rekeningen, kostenplaatsen, en kostendragers. Hieronder volgt een invulvoorbeeld.

invulvoorbeeld grootboek rekeningen
1. maak eerst de volgende dagboeken en grootboekrekeningen aan:
Dagboeken:
10 verkopen contant
11 verkopen op rekening
20 inkooporders
21 inkopen
22 interne leveringen
90 memoriaal

Grootboekrekeningen:
1200 betalingsrekening contant
1201 betalingsrekening pin
1202 betalingsrekening creditcard
1300 debiteuren
1500 te betalen btw hoog tarief
1501 te betalen btw laag tarief
1530 btw voordruk
1600 crediteuren
1650 nog te ontvangen inkoopfacturen
1690 nog te ontvangen inkopen
1691 nog te ontvangen inkoopkorting
1692 nog te betalen inkoopkosten
1800 korting op nog te ontvangen inkopen
1801 kosten op nog te ontvangen inkopen
1900 rekening courant interne leveringen
2500 tussenrek geboekte omzet
2501 tussenrek te verlenen korting
2700 tussenrek te factureren omzet
3000 voorraad magazijn 1
3100 intern te leveren goederen
3150 nog intern te ontvangen goederen
3900 artikelen in bestelling
7000 kostprijs verkopen
7100 inkoopkosten
7500 inkoopkorting
7900 incourante voorraad
7950 inventarisatie verschillen
8000 omzet greenfee
8001 omzet lessen
8002 omzet kleding
8500 kortingsrekening

Invulvoorbeeld:
Dagboeken omzet: 10 verkopen contant
facturering: 11 verkopen op rekening
inkoopopdrachten: 20 inkooporders
inkoopfacturen: 21 inkopen
voorraad: 22 interne leveringen
voorraadopname: 90 memoriaal

grootboek rekeningen:
debiteuren: 1300 debiteuren
crediteuren: 1600 crediteuren
voorbelasting: 1530 btw voordruk
te ontvangen inkoopfacturen: 1650 nog te ontvangen inkoopfacturen
te ontvangen inkopen: 1690 nog te ontvangen inkopen
te ontvangen inkoopkorting: 1691 nog te ontvangen inkoopkorting
te betalen inkoopkosten: 1692 nog te betalen inkoopkosten
korting op te ontvangen inkopen: 1800 korting op nog te ontvangen inkopen
kosten op te ontvangen inkopen: 1801 kosten op nog te ontvangen inkopen
tussenrekening geboekte omzet: 2500 tussenrek geboekte omzet
tussenrekening te verlenen korting: 2501 tussenrek te verlenen korting
tussenrekening te factureren omzet: 2700 tussenrek te factureren omzet
inkoopkosten: 7100 inkoopkosten
inkoopkorting: 7500 inkoopkorting

betaalmiddel contant: 1200 betalingsrekening contant
pinbetaling: 1201 betalingsrekening pin
visa: 1202 betalingsrekening creditcard

btw hoog tarief: 1500 te betalen btw hoog tarief
btw laag tarief: 1501 te betalen btw laag tarief

omzet greenfee: 8000 omzet greenfee
lessen: 8001 omzet lessen
kleding: 8002 omzet kleding

kostprijs verkopen greenfee: 7000 kostprijs verkopen
lessen: 7000 kostprijs verkopen
kleding: 7000 kostprijs verkopen

kortingsrekening greenfee: 8500 kortingsrekening
lessen: 8500 kortingsrekening
kleding: 8500 kortingsrekening

magazijn 1: rekening courant interne leveringen: 1900 rekening courant interne leveringen
voorraad: 3000 voorraad magazijn 1
intern te leveren goederen: 3100 intern te leveren goederen
nog intern te ontvangen goederen: 3150 nog intern te ontvangen goederen
artikelen in bestelling: 3900 artikelen in bestelling
incourante voorraad: 7900 incourante voorraad
voorraad inventarisaties: 7950 inventarisatie verschillen

te maken journaalposten
Intogolf zal nu de volgende journaalposten aanmaken:
1. contante omzet boeking:
dagboek 10 verkopen contant
2500 tussenrek geboekte omzet incl btw
8500 kortingsrekening excl btw
aan/ 8000 omzet greenfee excl btw
aan/ 8001 omzet lessen excl btw
aan/ 8002 omzet kleding excl btw
aan/ 1500 te betalen btw omzet
1500 te betalen btw over korting

1200 betalingsrekening contant
1201 betalingsrekening pin
1202 betalingsrekening creditcard
aan/ 2500 tussenrekening geboekte omzet incl. btw

7000 kostprijs verkopen ex btw
aan/ 3000 voorraad magazijn 1 (tegen gemiddelde inkoopprijs van artikel)

2. debiteuren omzet boeking:
dagboek 11 verkopen op rekening
2500 tussenrek geboekte omzet incl btw
aan/ 2501 tussenrek te verlenen korting incl btw
aan/ 2700 tussenrek te factureren omzet incl btw

7000 kostprijs verkopen excl btw
aan/ 3000 voorraad magazijn 1 (tegen gemiddelde inkoopprijs van artikel)

3. aanmaken debiteuren factuur:
dagboek 11 verkopen op rekening
1300 debiteuren incl btw
8500 kortingsrekening excl btw
aan/ 8000 omzet greenfee excl btw
aan/ 8001 omzet lessen excl btw
aan/ 8002 omzet kleding excl btw
aan/ 1500 te betalen btw omzet
1500 te betalen btw over korting

2700 tussenrek te factureren omzet incl btw
2501 tussenrek te verlenen korting incl btw
aan/ 2500 tussenrek geboekte omzet incl btw

4. plaatsen inkooporder:
dagboek 20 inkooporders
3900 artikelen in bestelling excl btw
aan/ 1690 nog te ontvangen inkopen excl btw

aan/ 1691 nog te ontvangen inkoopkorting excl btw
1800 korting op nog te ontvangen inkopen excl btw

1692 nog te betalen inkoopkosten excl btw
aan/ 1801 kosten op nog te ontvangen inkopen ex btw

5. ontvangst van goederen van inkooporder:
dagboek 20 inkooporders
3000 voorraad magazijn 1 excl btw
aan/ 3900 artikelen in bestelling excl btw
1690 nog te ontvangen inkopen excl btw
aan/ 1650 nog te ontvangen inkoopfacturen excl btw

1650 nog te ontvangen inkoopfacturen excl btw
aan/ 1800 korting op nog te ontvangen inkopen excl btw

1801 kosten op nog te ontvangen inkopen excl btw
aan/ 1650 nog te ontvangen inkoopfacturen excl btw

6. registratie inkoopfactuur:
dagboek 21 inkopen
1650 nog te ontvangen inkoopfacturen excl btw
1530 btw voordruk
aan/ 1600 crediteuren incl btw

1600 crediteuren incl btw (inkoopkorting)
aan/ 1650 nog te ontvangen inkoopfacturen excl btw
aan/ 1530 btw voordruk
1800 korting op nog te ontvangen inkopen excl btw
aan/ 7500 inkoopkorting excl btw

aan/ 1600 crediteuren incl btw (inkoopkosten)
1650 nog te ontvangen inkoopfacturen excl btw
1530 btw voordruk
aan/ 1801 kosten op nog te ontvangen inkopen excl btw
7100 inkoopkosten excl btw

7. Plaatsen van een interne order (goederen gaan van magazijn 1 naar magazijn 2):
dagboek 22 interne leveringen
3100 intern te leveren goederen magazijn 1 excl btw
aan/ 3000 voorraad magazijn 1

3150 nog intern te ontvangen goederen magazijn 2 excl btw
aan/ 1900 rekening courant interne leveringen

8. Ontvangst interne levering door magazijn 2:
dagboek 22 interne leveringen
1900 rekening courant interne leveringen
aan/ 3100 intern te leveren goederen magazijn 1
3000 voorraad magazijn 2
aan/ 3150 nog intern te ontvangen goederen magazijn 2

9. herwaardering voorraad
Op het moment van ontvangst van bestelde goederen wordt een nieuwe gemiddelde inkoopprijs berekend en bewaard in de gegevens van de geleverde artikelen. Er is hierdoor geen journaalpost voor herwaarderingen nodig.

10. afboeken incourante voorraad
dagboek 90 memoriaal
7900 incourante voorraad
aan/ 3000 voorraad magazijn 1

11. vorraadinventarisatie (indien een verschil tussen werkelijke en administratieve voorraad)
dagboek 90 memoriaal
7950 inventarisatie verschillen
aan/ 3000 voorraad magazijn 1

Andere artikelen...